Het organiseren van een aanbesteding is geen sinecure. Het doen van een correcte inschrijving op een aanbesteding evenmin.
De regels rondom aanbestedingen zijn talrijk en vaak complex. Op zich niet onbegrijpelijk. Voor veel aan te besteden overheidsopdrachten moeten de wettelijke regels voorzien in een transparant aanbestedingsproces en een gelijke behandeling van inschrijvers. En met als resultaat – als het goed is – de gunning van de opdracht aan de aanbieder die de [veelal] beste prijs-kwaliteit aanbieding heeft gedaan.
Aanbestedende dienst
Voor u als aanbesteder komt bij het voorbereiden van een aanbesteding veel kijken. Het begint uiteraard met de formulering van de uitvraag: wat wilt u inkopen? Vaak weet u dat al en anders kunt u de markt voorafgaand aan een aanbesteding consulteren. Maar vervolgens komt het aan op het specificeren en juridisch labelen van de inkoopbehoefte. Om welk type opdracht gaat het? Is het een dienst, een levering of een werk, of is de opdracht op enigerlei wijze een mengvorm van verschillende typen van opdrachten en zo ja wat overheerst qua type? Daarnaast kunt u de inkoopbehoefte technisch of functioneel specificeren, denk onder meer aan normen, certificaten, keurmerken etc.
Een andere vraag is wat de geraamde waarde van de opdracht is. Opdrachten boven een Europese drempelwaarde moeten “Europees” worden aanbesteed, lees: één van de voorgeschreven Europese procedures moet worden gevolgd. Maar voor opdrachten onder zo’n Europese drempelwaarde geeft de Aanbestedingswet 2012 net zo goed regels. Zoals bijvoorbeeld administratieve voorschriften en voor werken het voorgeschreven gebruik van het Aanbestedingsreglement Werken 2012. Ook een eigen inkoopbeleid moet in acht worden genomen.
Er moet gekozen worden uit meerdere mogelijke aanbestedingsprocedures. En u moet stilstaan bij de vraag wat uw wensen en eisen zijn aangaande zowel de gegadigde/inschrijver als de opdracht. Dit vertaalt zich naar het formuleren van minimum[geschiktheid]eisen, selectiecriteria [afhankelijk van de procedure] en in alle gevallen [sub]gunningscriteria. Verder moet de vraag gesteld worden of de opdracht in meerdere percelen opgedeeld moet worden of niet en er moet een type van contract worden gekozen dat als uitkomst van de aanbesteding wordt aangegaan met de winnende aanbieder.
Maar dan bent u er als aanbesteder uiteraard nog niet. De aanbestedingsprocedure moet op een correcte wijze met inachtneming van de spelregels en de aanbestedingsrechtelijke beginselen worden doorlopen. Geïnteresseerde gegadigden en inschrijvers moeten vragen kunnen stellen waarop u bindende inlichtingen verstrekt. En er zal uiteindelijk gemotiveerd gegund moeten worden.
Gegadigde/inschrijver
Voor u als marktpartij die wil inschrijven op een aanbesteding zijn er niet minder juridische struikelblokken.
Een aanbestedingsdocument moet alle voorwaarden en modaliteiten bevatten zodat een behoorlijk geïnformeerde en normaal oplettende inschrijver in spé weet waaraan zijn aanbieding moet voldoen. Maar een grote hoeveelheid aan voorschriften verbonden aan een geldige inschrijving, maakt dat fouten in een aanbieding snel zijn gemaakt. En dit met al te vaak fatale gevolgen voor de inschrijving. Immers, de strikte eisen van transparantie en een gelijke behandeling zullen in menig geval er aan in de weg staan dat een fout in de inschrijving kan worden hersteld.
Als een uitvraag onduidelijkheden of vermeende onregelmatigheden bevat zult u als geïnteresseerde inschrijver vragen stellen. De antwoorden zijn helaas lang niet altijd verhelderend. Wat doet u dan? Van u als geïnteresseerde inschrijver wordt juridisch gezien, een proactieve houding verwacht. Er moet dus worden afgewogen of een klacht volgt of zelfs een bezwaar door middel van een kort geding, of dat u bij uw inschrijving vaart op de verkregen inlichtingen en uw interpretatie daarvan.
Meer en meer openbare aanbestedingen gaan digitaal. Dat geeft voordelen zoals kostenefficiency maar er kunnen ook dan zaken mis gaan. Bijvoorbeeld bij het uploaden van documenten of waar het gaat om het voorgeschreven gebruik van een bepaald type bestand. Technologische problemen of bij het digitaal inschrijven gemaakte fouten die vervolgens tot de juridische vraag leiden voor wiens rekening en risico [aanbesteder of inschrijver?] dit is.
Veel overheidsopdrachten worden gegund op kwaliteit en op prijs. Voor prijs geldt dat strategisch inschrijven mag maar biedingen niet onaanvaardbaar laag mogen zijn. Los van de vraag hoe concurrerend uw prijs kan zijn gelet op uw verdienmodel en schaalgrootte, een overweging moet ook zijn hoe scherp u vanuit juridisch oogpunt kunt inschrijven. En wat betreft kwaliteit, hoe u daarop het verschil denkt te kunnen maken weet u als professionele marktpartij natuurlijk zelf het beste. Maar toch, juridische kennis en ervaring over hoe uw inschrijving het beste in te richten om gelet op de gehanteerde [sub]gunningscriteria, ook op kwaliteit goed te scoren is geen overbodige luxe en advies op dat onderdeel kan net het verschil maken.
Sparringpartner
Of u nu een [publieke of private] aanbesteder bent of een marktpartij die wil gaan inschrijven, het kunnen beschikken over een sparringpartner die u kan bijstaan met raad en daad op het gebied van het aanbestedingsrecht, en dit op de momenten dat dit voor u noodzakelijk is, is onmisbaar. De Aanbestedingsdesk van BG.legal kan voor u die sparringpartner zijn.
Met de Aanbestedingsdesk kunt u op basis van op maat gemaakte financiële afspraken in ieder stadium van een aanbesteding en voor elke juridische vraag daaromtrent, terecht bij de aanbestedingsspecialisten van BG.legal. Kern van onze dienstverlening is uiteraard u te adviseren en daar waar nodig voor u juridische procedures te voeren. Maar ook kennisoverdracht door middel van o.a. [inhouse] presentaties behoort tot de mogelijkheden. En dit alles laagdrempelig, kostenbewust en altijd met oog voor wat voor u nuttig en noodzakelijk is.
Interesse? Neemt u dan vrijblijvend contact op met onze contactpersoon voor de Aanbestedingsdesk:
Naam: Rik Wevers
E-mail: wevers@bg.legal
Telefoon: (0)88 - 141 08 19
