De UBO en het UBO-register, ook voor mij relevant?
In de media is het al vaker voorbij gekomen: organisaties moeten hun UBO’s registreren. Maar wat zijn UBO’s eigenlijk en moet u er wat mee? Een en ander zet ik voor u kort uiteen.
Wat is een UBO?
UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner, in het Nederlands ook wel uiteindelijk belanghebbende genoemd. UBO’s zijn de personen die uiteindelijk eigenaar zijn of zeggenschap hebben over een rechtspersoon, zoals een bv of een vereniging. Er zijn verschillende criteria op basis waarvan iemand wordt aangemerkt als UBO. Als UBO wordt aangemerkt een persoon die:
- een (direct of indirect) aandelenbelang, stemrechtbelang of eigendomsbelang groter dan 25% in de rechtspersoon heeft;
- Zeggenschap heeft via andere middelen (bij NV’s en BV’s);
- Feitelijke zeggenschap heeft (bij verenigingen, stichtingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, vof, cv of maatschap).
Als op basis van deze criteria geen UBO kan worden aangewezen, wordt teruggevallen op een pseudo-UBO. Dit is de natuurlijke persoon of personen die behoort of behoren tot het hoger leidinggevend personeel van de rechtspersoon. In de meeste gevallen zijn dit de (statutair) bestuurder(s).
Waarom het UBO-register?
In de vierde anti-witwasrichtlijn is op Europees niveau afgesproken dat iedere Europese lidstaat een UBO-register bijhoudt. Dit register heeft als doel de bestrijding van witwassen en het tegengaan van terrorismefinanciering. In Nederland is aan de Kamer van Koophandel (‘KvK’), die ook het handelsregister bijhoudt, opgedragen om het UBO-register bij te houden. UBO’s moeten dus bij de KvK worden ingeschreven.
UBO-registratieplicht, voor wie?
De verplichting om UBO’s te registreren geldt voor het overgrote deel van de rechtspersonen, namelijk voor:
- niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
- stichtingen
- verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
- onderlinge waarborgmaatschappijen
- coöperaties
- maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
- rederijen
- Europese naamloze en coöperatieve vennootschappen
- Europese economische samenwerkingsverbanden met hun statutaire zetel in Nederland
- Kerkgenootschappen
Zijn deze rechtspersonen voor 27 september 2020 opgericht, dan liep tot 27 maart 2022 de deadline om hun UBO(‘s) in te schrijven. Rechtspersonen die op of na 27 september 2020 zijn opgericht, moeten direct na oprichting bij inschrijving in het handelsregister hun UBO(‘s) registreren.
UBO-registratieplicht, voor wie niet?
Slechts voor een aantal rechtsvormen geldt geen UBO-registratieplicht. Het gaat daarbij om:
- eenmanszaken
- beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen en 100% dochters daarvan
- verenigingen van eigenaars
- rechtspersonen in oprichting
- verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid zonder onderneming
- publiekrechtelijke rechtspersonen
- overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen
Wat moet ik er mee?
We merken dat velen zich maar gedeeltelijk beseffen dat het UBO-register voor hen relevant is. Bestuurders en aandeelhouders van bedrijven zijn er zich vaak al van bewust. De verplichting geldt echter ook in gevallen waar men het minder verwacht, bijvoorbeeld voor de plaatselijke vereniging waar men als vrijwilliger plaats heeft genomen in het bestuur. Ook de plaatselijke verenging dient haar UBO’s in te schrijven, wat vaak zal neerkomen op de bestuursleden als pseudo-UBO’s.
Het is belangrijk hier alert op te zijn. Op de niet-naleving van de verplichting staan namelijk zowel bestuursrechtelijke als strafrechtelijke sancties. Het niet (tijdig) registreren van de UBO wordt gezien als schending van artikel 47 Handelsregisterwet, wat in artikel 1 lid 4 van de Wet op de economische delicten als economisch delict en overtreding wordt aangemerkt. De boete per overtreding loopt naar de huidige stand van boetecategorieën op tot € 21.750,-. Tevens kan worden overgegaan tot het opleggen van een last onder dwangsom, om zo naleving van de UBO-registratieplicht te bevorderen. Strikt genomen kan het niet-naleven van de UBO-registratieplicht zelfs worden bestraft met 6 maanden hechtenis. Hoewel boetes niet direct na verstrijken van de deadline zullen volgen, ligt het opleggen daarvan wel in de lijn der verwachting als registratie uitblijft. In België zijn in 2021 inmiddels de eerste boetes uitgedeeld.
Privacyzorgen?
Op basis van de UBO-registratieplicht dienen rechtspersonen verschillende (persoons)gegevens van hun UBO’s deponeren bij de KvK. Verschillende gegevens zijn openbaar, namelijk:
- voor- en achternaam
- geboortemaand en geboortejaar
- nationaliteit
- land waarin de UBO woonachtig is
- het belang dat een UBO in een organisatie heeft
Verschillende gegevens zijn niet openbaar, maar wel inzichtelijk voor bijvoorbeeld opsporingsinstanties zoals het Openbaar Ministerie. Het gaat daarbij om:
- geboorteplaats
- geboortedag
- woonadres
- BSN en TIN
- kopie van identiteitsdocument
- documenten waaruit belang en omvang van belang blijkt
Er worden dus behoorlijk wat persoonsgegevens van de UBO geregistreerd. De bescherming van de privacy van UBO’s is dan ook een vraagstuk dat meerdere malen ter sprake is gekomen. In geval van een UBO die minderjarig is of onder politiebescherming, curatele of bewindvoering staat, is afscherming van de gegevens mogelijk. De gegevens blijven echter wel inzichtelijk voor, bijvoorbeeld, het OM.
Ontwikkelingen
In aanloop naar het invoeren van het UBO-register is door verschillende partijen, zoals Privacy First, de impact op de privacy van UBO’s aan de kaak gesteld. Inmiddels is door de Tweede Kamer ook een motie aangenomen met daarin de opdracht om te onderzoeken hoe de privacy van aandeelhouders in het UBO-register verbeterd kan worden. Echter, ondanks bezwaren vanuit de Tweede Kamer heeft de minister in begin maart 2022 aangegeven geen aanleiding te zien om de deadline voor de registratie uit te stellen. Vanaf 27 maart 2022 moeten UBO’s dan ook zijn geregistreerd.
Heeft u hulp nodig bij het beoordelen wie de UBO van uw organisatie is of heeft u andere vragen over het UBO-register? Neem dan neem dan vooral contact op met onze specialisten ondernemingsrecht.
