Interview in P&O Actueel: Mag je een sollicitant googlen?

Social media: ze bieden allerlei nieuwe kansen voor HR. Van recruitment, de interne communicatie, tot het inzetten van een medewerker als online ambassadeur. Maar ze zetten de organisatie ook voor dilemma’s, ingegeven door angst voor imagoschade en tijdsverspilling. P&Oactueel bespreekt in deze serie met Marlene Hogenhuis-Maeijer, Advocate IP/IT en arbeidsrecht bij Bogaerts & Groenen advocaten de meest gestelde vragen rond HR en social media. Deze week: mag je een sollicitant googlen?

De eerste vraag in de serie ‘social media en HR’: welke haken en ogen kleven er aan een google-onderzoek in een sollicitatieprocedure?

Het is de vrees van iedere sollicitant: tijdens een gesprek met een potentiële werkgever wordt een foto van facebook op tafel gelegd die niet bepaald het prototype ‘ideale werknemer’ uitstraalt. Google is een uitstekend hulpmiddel voor werving en selectie van personeel. Er zijn zelfs bedrijven die het speurwerk op internet voor je doen. Maar mag dat allemaal zomaar?

Wet Bescherming Persoonsgegevens
‘Googlen voor persoonlijk gebruik staat vrij. Als sollicitant zoek je vast en zeker ook naar informatie over het bedrijf op internet. Als je als bedrijf van Google gebruikt maakt, is dat vaak uit zakelijke overwegingen en heb je sneller te maken met regels van Privacyrecht. Waar het met name juridisch interessant wordt, is wat je vervolgens met die resultaten doet. Als je de gegevens bijvoorbeeld wilt verwerken, dan heb je te maken met de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Die stelt onder andere dat je een grondslag moet hebben om die gegevens te verzamelen, en je moet de betreffende persoon inlichten over hoe je die gegevens opslaat, en welk doel je ermee dient. Ook mag je bijvoorbeeld niet discrimineren op basis van de gevonden google-resultaten. Een sollicitant afwijzen onder het mom van ‘wij zagen op internet zaken die ons niet bevallen’ is dus –naast niet netjes- niet slim omdat je de sollicitant dan niet de kans geeft erop te reageren. Misschien kloppen de gegevens op internet wel niet. Ook de Wet Gelijke Behandeling kan een rol spelen'.

Advertentie
Is het verstandig om in je personeelsadvertentie op te nemen dat een google-onderzoek deel uit maakt van de procedure? ‘Het is in ieder geval wel netjes. Maar áls je het doet, dan geef je in feite toe dat je die gegevens ook echt voor zakelijke doeleinden gebruikt. Dan moet je soms ook actieve toestemming hebben van de sollicitant. Formuleer het dan in de trant van: ‘Als je solliciteert, dan stem je nadrukkelijk in met een onderzoek op google’.

Moeilijk te bewijzen
Het lastige van deze kwesties volgens Hogenhuis-Maeijer is dat zoekacties moeilijk hard zijn te maken. ‘Je kunt eenvoudig als werkgever je sollicitant niet inlichten over de resultaten van het google-onderzoek, en alsnog de keuze maken om diegene niet uit te nodigen voor een gesprek.

NVP sollicitatiecode
De NVP heeft een sollicitatiecode opgesteld. Een aantal belangrijke bepalingen uit die code en ook voortvloeiend uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens zijn kort samengevat:

1. Sollicitatiegegevens worden binnen vier weken na afwijzing teruggezonden of vernietigd.
2. De werkgever kan de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende een jaar te bewaren. Na een jaar kan de organisatie de sollicitant benaderen voor het actualiseren van die gegevens c.q. verlenging van de toestemming.
3. Sollicitanten dienen zich bewust te zijn van de impact van het aanbieden van persoonlijke gegevens op/via internet.
4. Sollicitanten blijven zelf verantwoordelijk voor het verwijderen van gegevens van internet.
5. Werving en selectiebureaus en werkgevers die gegevens van vacaturesites/internet halen dienen de sollicitant hiervan in kennis te stellen.
6. Werving en selectiebureaus kunnen de sollicitant toestemming vragen de sollicitatiegegevens gedurende een nader te bepalen periode en maximaal vijf jaar te bewaren. Binnen die vijf jaar kan het bureau de sollicitant benaderen voor het actualiseren van die gegevens c.q. verlenging van de toestemming.
7. het is wenselijk dat de resultaten van internet search, onder bronvermelding met de sollicitant worden besproken.

Sollicitanten kunnen klagen bij de NVP als ze van mening zijn dat in stijd met de Sollicitatiecode is gehandeld. Een uitspraak op basis van deze code is echter niet bindend.

Dit artikel is geschreven door Lotte Speelman, geplaatst in "P&Oactueel", juli 2013