Algemene voorwaarden: een onderschat juridisch risico voor ondernemers

Een bijlage bij een offerte, een link onderaan een e-mail of een verwijzing op een factuur. Ondanks dat de algemene voorwaarden vaak een formaliteit lijken, blijkt in de praktijk dat de algemene voorwaarden regelmatig het verschil maken tussen juridische zekerheid en kwetsbaarheid, mits ze op de juiste wijze worden gebruikt.

De algemene voorwaarden regelen onderwerpen zoals aansprakelijkheid, betaling, klachten, opzegging en geschillenbeslechting. Eigenlijk alles waarover je niet iedere keer wilt onderhandelen, maar wat wel áltijd belangrijk is om af te spreken. Maar dan moeten ze wel van toepassing zijn op de overeenkomst, en daar gaat het vaak mis. Uit de praktijk blijkt dat ondernemers er vaak vanuit gaan dat het “wel goed zit”, terwijl rechters regelmatig oordelen dat algemene voorwaarden niet of niet correct van toepassing zijn verklaard of overhandigd en daardoor niet gelden. 

Dat kan verstrekkende gevolgen hebben. Een beding dat bedoeld was om risico’s te beperken, kan volledig buiten werking worden gesteld. In sommige gevallen kan zelfs de gehele set algemene voorwaarden worden vernietigd. Dat is onwenselijk, omdat in deze algemene voorwaarden je risico’s vaak beter zijn beperkt dan volgens de wet - waar je in dat geval op terug zal vallen. 

Wanneer zijn algemene voorwaarden geldig? 

Het enkel benoemen van de algemene voorwaarden in een offerte, opdrachtbevestiging of factuur is niet voldoende. De wet stelt duidelijke eisen aan het moment en de manier waarop deze voorwaarden van toepassing moeten worden verklaard en kenbaar moeten worden gemaakt. De kern daarvan is dat de wederpartij tijdig een redelijke mogelijkheid moet hebben gehad om voor het sluiten van de overeenkomst van de voorwaarden kennis te nemen. 

In de praktijk gaat het hier vaak mis. Veelvoorkomende situaties zijn: 

• algemene voorwaarden worden pas na contractsluiting toegestuurd; 
• er wordt verwezen naar voorwaarden op een website, zonder dat deze eenvoudig te vinden of te downloaden zijn; 
• voorwaarden zijn wel beschikbaar, maar feitelijk moeilijk leesbaar of ontoegankelijk; 
• men vertrouwt op een standaardverwijzing op een factuur, terwijl die juridisch vaak te laat komt. 

De wet maakt daarbij onderscheid tussen verschillende situaties, zoals fysieke contractsluiting, elektronische overeenkomsten en dienstverlening. Voor dienstverleners gelden in bepaalde gevallen andere regels dan voor andere ondernemers. Dat maakt het speelveld complex en foutgevoelig. 

Bewijsproblemen

Een belangrijk aspect is de bewijslast. Als een geschil ontstaat, moet degene die zich op de algemene voorwaarden beroept kunnen aantonen dat deze correct ter hand zijn gesteld of beschikbaar zijn gemaakt. Dat blijkt in de praktijk vaak lastig, bijvoorbeeld als deze contracten mondeling tot stand zijn gekomen of als er geen expliciete bevestiging is vastgelegd dat de wederpartij de voorwaarden heeft ontvangen. 

Zonder bewijs kan een rechter oordelen dat de voorwaarden vernietigbaar zijn, ook al waren ze inhoudelijk redelijk en zorgvuldig opgesteld. 

Bijzonder aandachtspunt: consumentenbescherming

In algemene voorwaarden kunnen veel risico’s worden beperkt en soms zelfs helemaal worden uitgesloten. Contracteert een organisatie met consumenten, moet zij rekening houden met de regels over consumentenbescherming, die sommige risicobeperkingen verbieden. 

Niet alleen als er met consumenten wordt gecontracteerd moet er rekening gehouden worden met consumentenbescherming. In bepaalde gevallen geldt de consumentenbescherming ook ten aanzien van zakelijk partijen, met name wanneer er sprake is van een duidelijke kennis- of ervaringsasymmetrie tussen partijen. 

Denk aan situaties waarin een kleine ondernemer wordt geconfronteerd met complexe voorwaarden van een professionele dienstverlener. Dit gebeurt via de zogenoemde reflexwerking. Hoewel dit niet automatisch voor iedere kleine ondernemer geldt, vergroot het wel het juridische risico voor de gebruiker van de algemene voorwaarden. 

Wat betekent dit voor ondernemers?

Ondernemers kunnen algemene voorwaarden niet langer zien als een statisch document waar zij zich te pas en te onpas op kunnen beroepen. De algemene voorwaarden moeten: 

• inhoudelijk aansluiten bij de aard van de dienstverlening of levering; 
• op het juiste moment en op de juiste wijze van toepassing worden verklaard;
• correct en aantoonbaar worden verstrekt; 
• rekening houden met de positie en kennis van de wederpartij; 
• regelmatig worden getoetst aan actuele wetgeving en rechtspraak. 

Met name standaardvoorwaarden die jarenlang ongewijzigd worden gebruikt, vormen een risico. Wat ooit juridisch gangbaar was, kan door nieuwe wet- en regelgeving en rechtspraak anders worden beoordeeld. 

Tot slot

Juist omdat wetgeving en rechtspraak sterk in beweging is, is specialistische begeleiding van belang. Ik kijk niet alleen naar de tekst van de voorwaarden, maar ook de context waarin zij worden gebruikt: hoe komt de overeenkomst tot stand, wie is de wederpartij en welke risico’s zijn reëel? 

Goede juridische begeleiding voorkomt dat ondernemers pas bij een conflict ontdekken dat hun juridische basis niet stevig is. In veel gevallen kan met relatief eenvoudige aanpassingen, of een nieuwe set voorwaarden veel onzekerheid worden weggenomen. Wie dat nalaat, loopt risico dat bij een cruciaal geschil de gewenste bescherming ontbreekt. 

Twijfelt u of uw algemene voorwaarden nog voldoen aan de huidige juridische eisen, of heeft u vragen over de toepassing in een concrete situatie, neem dan contact met mij op voor juridisch advies. Voorkom onaangename verrassingen achteraf.