Een gunningsbeslissing is geen scorelijst

De voorzieningenrechter van de Rechtbank Oost-Brabant maakte begin dit jaar korte metten met twee gunningsbeslissingen in een Europese aanbesteding voor schoonmaakwerkzaamheden (ECLI:NL:RBOBR:2026:476). De boodschap is helder en voor de praktijk relevant: een gunningsbeslissing is geen optelsom van punten. Wie gunt, moet uitleggen waarom. En dat betekent méér dan het meesturen van een tabel met scores.

Wat ging hier mis?

De afgewezen inschrijver kreeg:

• een overzicht van de eigen scores, met een (uitgebreide) toelichting;
• de totaalscores van de winnaars;
• maar géén inhoudelijke toelichting op de kenmerken en relatieve voordelen van die winnende inschrijvingen.

Daarnaast bleef onduidelijk hoe de toegepaste Utility Index-formule precies had geleid tot de eindrangorde. Percentages, punten en maxima leken niet altijd met elkaar te sporen. Voor één van de aanbestedingen ontbrak zelfs iedere inhoudelijke motivering bij de kwaliteitsscores. De aanbestedende diensten probeerden dit later nog te repareren met aanvullende brieven. Maar toen was het kwaad al geschied. De kern: artikel 2.130 Aw is geen formaliteit.

Artikel 2.130 Aw verplicht aanbestedende diensten om de “relevante redenen” voor de gunningsbeslissing te vermelden. Daaronder vallen in ieder geval de kenmerken en relatieve voordelen van de winnende inschrijving. Dat is geen vrijblijvende formulering. De ratio is eenvoudig: een afgewezen inschrijver moet kunnen beoordelen of het zinvol is om naar de rechter te stappen. Zonder inzicht in waarom de winnaar beter was, valt er weinig te toetsen.

De rechter zegt het hier impliciet maar duidelijk: een toelichting op de eigen inschrijving is niet genoeg. Het gaat om de vergelijking.

• Waarom scoorde de winnaar hoger?
• Waar zat het verschil?
• Wat maakte het aanbod van de winnaar kwalitatief sterker?

Als dat niet uit de gunningsbrief blijkt, schiet de motivering tekort.

Transparantie over de rekenmethode

De zaak wordt interessanter bij de puntensystematiek. Er was gewerkt met een Utility Index-formule. Op zichzelf niets mis mee. Maar uit de gunningsbeslissingen bleek niet inzichtelijk hoe:

• de kwaliteitsscores waren omgerekend naar percentages;
• die percentages zich verhielden tot de vooraf aangekondigde weging;
• de uiteindelijke totaalscore rekenkundig tot stand was gekomen.

De aanbestedende diensten stelden dat inschrijvers dit zelf hadden kunnen narekenen. De rechter maakt daar korte metten mee. Transparantie is een verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst zelf. Wie een complexe formule gebruikt, zal ook moeten laten zien hoe die is toegepast. 

Een optelsom van gebreken.

Wat deze uitspraak extra relevant maakt, is dat het niet bleef bij een enkel motiveringsgebrek. De rechter constateert onder meer:

• ontbrekende toelichting op de voordelen van de winnaar;
• onduidelijkheid over de puntentoekenning;
• inconsistenties tussen verschillende versies van de motivering;
• twijfel over de wijze waarop twee afzonderlijke aanbestedingen feitelijk waren beoordeeld.

Dat geheel leidde tot de conclusie dat niet kon worden volstaan met een herbeoordeling. Als de opdracht nog gegund zou worden, moest er opnieuw worden aanbesteed. Dat is een stevige sanctie.

Wat betekent dit voor de praktijk?

Deze uitspraak onderstreept een paar punten die in de adviespraktijk regelmatig terugkomen:

1. Motiveren is vergelijken

Een gunningsbrief moet expliciet maken waarom de winnaar beter is. Alleen uitleggen waarom een inschrijving “voldoet” of “minder diepgaand is” volstaat niet.

2. Scores zijn geen motivering

Een tabel met cijfers is een uitkomst, geen uitleg.

3. Houd vast aan je eigen systematiek

Als in de aanbestedingsstukken staat dat 100 punten te behalen zijn, ga daar dan niet impliciet een ander percentage tegenover zetten zonder dat helder toe te lichten.

4. Complexe rekenmethodes vragen om extra zorg

Hoe ingewikkelder de formule, hoe groter de motiveringsplicht.

5. Repareren achteraf is risicovol

Aanvullende motiveringen na bezwaar of in een procedure redden het vaak niet. De gunningsbeslissing moet in de basis deugen.

Tot slot

In aanbestedingen wordt veel aandacht besteed aan de voorbereiding: de uitvraag, de criteria, de staffels. Maar de gunningsbrief krijgt in de praktijk soms minder aandacht dan zij verdient. Deze uitspraak laat zien dat dat een kostbare vergissing kan zijn. Een gunningsbeslissing is het sluitstuk van de procedure. En wie daar te lichtvaardig mee omgaat, loopt het risico opnieuw te moeten beginnen.