In een recente uitspraak van de Hoge Raad wordt duidelijk gemaakt dat een werkgever niet altijd alle details van de reden(en) voor ontslag in een ontslagbrief hoeft op te nemen, zolang de medewerker maar begrijpt waarom hij ontslagen wordt. In de praktijk komt heel vaak voor dat een ontslagbrief (achteraf bezien) beter had kunnen worden opgesteld. Een onvolledige ontslagbrief kan als het ware worden gerepareerd doordat op een andere manier aan de werknemer duidelijk is gemaakt waarom hij wordt ontslagen. Marlies Hol licht toe.
Ontslag werknemer vanwege wangedragingen (waaronder grensoverschrijdend gedrag in whatsappberichten)
De zaak draaide om een medewerker die werd beschuldigd van diverse wangedragingen, waaronder schending van non-concurrentie- en relatiebedingen, vrouwonvriendelijke opmerkingen, en denigrerende uitlatingen over collega's. Deze verwijten waren in de ontslagbrief vaag geformuleerd, met verwijzingen naar talloze WhatsApp-berichten die het gedrag van de medewerker moesten aantonen. De werknemer beweerde dat hij niet begreep waarom hij werd ontslagen.
De inhoud van de ontslagbrief
Op 30 juni 2023 oordeelde de Hoge Raad dat de werkgever mocht verwijzen naar de uitwerking van de ontslagredenen in andere documenten en dat deze redenen niet gedetailleerd hoefden te worden gespecificeerd in de ontslagbrief (
Hoge Raad 30 juni 2023, ECLI:NL:HR:2023:1008). Een cruciaal punt was dat de werkgever en werknemer voorafgaand aan het ontslag per e-mail hadden gecommuniceerd over de redenen voor het ontslag, waarbij de werknemer al inhoudelijk had gereageerd op de beschuldigingen. De Hoge Raad nam dit in overweging en concludeerde dat de werknemer wist waarvan hij werd beschuldigd.
De uitspraak benadrukt dat de mededelingseis bij ontslag op staande voet niet beperkt blijft tot de ontslagbrief zelf, maar ook via andere documenten of communicatie kan worden voldaan. De werkgever moet ervoor zorgen dat de reden voor het ontslag voor de medewerker onmiddellijk duidelijk is. Kortom, het gaat niet alleen om wat er in de ontslagbrief staat, maar ook om hoe de werknemer de reden voor het ontslag begrijpt.
Wat moet in een ontslagbrief staan?
Overigens raad ik werkgevers af om dit risico op voorhand bewust te nemen, maar het kan een middel zijn om te voldoen aan de medelingseis. Vooral in een praktijk waar werkgevers eerst tot ontslag overgaan en daarna pas een advocaat inschakelen, kan de advocaat dankbaar gebruikmaken van eerdere contactmomenten met medewerker over de redenen voor ontslag.
Toch raad ik aan om zorgvuldiger te zijn dan de normen die de Hoge Raad hier stelt, door een ontslagbrief op te stellen die geen ruimte laat voor twijfel. Denk aan verwijzen naar eerdere gesprekken met de werknemer (en maak daar een gespreksverslag van), het verwijzen naar een onderzoeksrapport over grensoverschrijdend gedrag of het citeren van enkele whatsappberichten als voorbeeld. Wat mij betreft geldt voor een ontslagbrief: beter goed gemaakt dan half gedaan.
