5 TIPS: Wettelijke bewaartermijnen van persoonsgegevens

20 aug 2019

Het bijhouden van een goede administratie is van groot belang voor ondernemingen. De verwerking van persoonsgegevens is daarbij onvermijdelijk. Maar persoonsgegevens mogen niet voor onbeperkte duur worden bewaard. Daarvoor gelden specifieke (privacy)regels. De praktijk wijst uit dat ondernemingen vaak geen kennis hebben van de bewaartermijnen.

 

Algemeen uitgangspunt

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet daarvan noemen geen concrete termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Wel bevat de (U)AVG een algemeen uitgangspunt. Namelijk dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij in eerste instantie worden verwerkt. Hoe lang persoonsgegevens dan precies bewaard mogen worden, moet per geval worden beoordeeld.

 

Specifieke termijnen

Hoewel de (U)AVG geen concrete bewaartermijnen noemt, zijn deze er vaak wel, verdeeld in  minimum- en maximum bewaartermijnen. Deze termijnen zijn namelijk opgenomen in andere wetten. Wetten die niet per se met privacy te maken hebben, maar bijvoorbeeld met vastgoed of het arbeidsrecht. Daar kunnen wij je over informeren, bijvoorbeeld in verband met de persoonsgegevens van werknemers die zijn opgeslagen in personeelsdossiers.

 

Personeelsdossier

Het meest concrete voorbeeld is het personeelsdossier. Zo mogen de gegevens van een sollicitant maximaal vier weken worden bewaard, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren. Die toestemming is vervolgens maar één jaar geldig. Na dat jaar moet opnieuw toestemming worden gevraagd.

Arbeidsovereenkomsten, functionerings- en beoordelingsverslagen, gegevens over salarisverhoging en dergelijke mogen maximaal twee jaar bewaard worden. Deze termijn vangt aan na het einde van het dienstverband.

Daarnaast dient de (fiscale) salarisadministratie ten minste zeven jaar te worden bewaard op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Daarentegen heeft een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer een maximale bewaartermijn van vijf jaar op grond van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.

Indien er voor bepaalde documenten geen wettelijke bewaartermijn geldt, dan zijn de algemene uitgangspunten van de (U)AVG van toepassing: bewaar de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt.

Compleet overzicht bewaartermijnen

Het voorgaande is slechts een greep uit de bewaartermijnen waar een ondernemer rekening mee moet houden. Zo gelden er ook bewaartermijnen voor persoonsgegevens van ingehuurd personeel, of personeel dat afkomstig is van buiten de Europese Economische Ruimte.

Vijf tips

Wij helpen je graag de weg te vinden in de wirwar van wettelijke bewaartermijnen en verplichtingen.  Zo hebben wij bij BG.legal een compleet overzicht van alle wettelijke bewaartermijnen, inclusief toelichting daarop. Vul onderstaand je gegevens in en ontvang dit overzicht met de vijf stappen die helpen om te kunnen vaststellen welke bewaartermijnen in de praktijk gelden.

Neem bij vragen gerust contact met ons op!

Anique van de Kerkhof

 

 

 

 

 

 

 

 

Anique van de Kerkhof en Irene Vos

 

 

Vul onderstaand je naam en mailadres in en ontvang een handig overzicht met de vijf stappen die helpen om te kunnen vaststellen welke bewaartermijnen in de praktijk gelden.

 

BG.legal
Overwerken door corona, moet ik daarmee instemmen?
Lees meer
Goed bestuur in de zorg: vernieuwd kader
Lees meer
Verlaagde transitievergoeding bij brede inzetbaarheid
Lees meer
Wetgever wil rol curator als verwerker van persoonsgegevens vastleggen
Lees meer
Nieuwe UAVG verduidelijkt omgang met medische gegevens in faillissement
Lees meer
Verwerking medische persoonsgegevens verduidelijkt in nieuwe UAVG
Lees meer
Mondeling aanzeggen niet voortzetten tijdelijk arbeidscontract volstaat soms
Lees meer
Reorganisatie in coronatijd
Lees meer
Reorganisatie
Lees meer
Tijdelijke wet elektronisch vergaderen
Lees meer
Een kritische blik op de Corona-apps van de overheid
Lees meer
De meedenkende, betalende Overheid: Werkgevers doe er uw voordeel mee!
Lees meer
Incoterms 2020
Lees meer
De normalisering van het ambtenarenrecht samen met BG.legal
Lees meer
Verrekenen tussen meer dan twee partijen ook geldig in faillissement     
Lees meer
Kifid oordeelt dat verzekeraar de premie met 50% mag verhogen
Lees meer
Slapend dienstverband: Definitief goed nieuws voor langdurig zieken
Lees meer
De normalisering van het ambtenarenrecht samen met BG.legal
Lees meer
Seminar 19 november: Investeren en financieren 2.0
Lees meer
Slapend dienstverband: voorlopig goed nieuws voor langdurig zieken
Lees meer
Overzicht nieuwe regels voor oproepkrachten per 1 januari 2020
Lees meer
Nieuw Intellectueel Eigendomsrecht/ IT recht advocatenkantoor in Eindhoven
Lees meer
Dynamisch incorporatiebeding geen eenzijdig wijzigingsbeding
Lees meer
WAB: gevolgen directe werking van de verruimde ketenregeling
Lees meer
Kifid voortaan ook voor klachten alternatieve financiering
Lees meer
De WAB en het overgangsrecht voor de transitievergoeding
Lees meer
Bestuurder niet aansprakelijk; ondernemen met kapitaal van de stamrecht BV is toegestaan.
Lees meer
Legale belastingontwijking kan reden zijn voor bank om klantrelatie te beëindigen
Lees meer
Is de vormgeving van een industrieel product beschermd?
Lees meer
De taalkundige uitleg van de Earn-Out
Lees meer
Handelsregisterwet wordt gewijzigd
Lees meer
Hoever mag je gaan bij het nabootsen van een stijl/concept?
Lees meer
Disfunctioneren van de werknemer; wat moet ik er aan doen?
Lees meer
Opzegging arbeidsovereenkomst; werkgever let op uw saeck!
Lees meer
Werkgever: ben aantoonbaar concreet in je verwijten richting werknemer
Lees meer
Adidas merk onderuit door nieuwe uitspraak
Lees meer
Aanvraag Tommy Hilfiger bescherming auteursrechten afgewezen
Lees meer
Inbreuk op merken in de beauty branche
Lees meer
Domeinnamen en merken: het wil nog wel eens botsen
Lees meer
Hoe bescherm ik mijn intellectuele eigendom bij een faillissement?
Lees meer
Ondernemingsrecht
Lees meer
Arbeidsrecht
Lees meer
Privacyrecht
Lees meer
Een faillissement kan ook een nieuwe kans betekenen!
Lees meer
Tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst van opdracht; wie draagt de bewijslast?
Lees meer