5 TIPS: Wettelijke bewaartermijnen van persoonsgegevens
Het bijhouden van een goede administratie is van groot belang voor ondernemingen. De verwerking van persoonsgegevens is daarbij onvermijdelijk. Maar persoonsgegevens mogen niet voor onbeperkte duur worden bewaard. Daarvoor gelden specifieke (privacy)regels. De praktijk wijst uit dat ondernemingen vaak geen kennis hebben van de bewaartermijnen.
Algemeen uitgangspunt
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet daarvan noemen geen concrete termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens. Wel bevat de (U)AVG een algemeen uitgangspunt. Namelijk dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij in eerste instantie worden verwerkt. Hoe lang persoonsgegevens dan precies bewaard mogen worden, moet per geval worden beoordeeld.
Specifieke termijnen
Hoewel de (U)AVG geen concrete bewaartermijnen noemt, zijn deze er vaak wel, verdeeld in minimum- en maximum bewaartermijnen. Deze termijnen zijn namelijk opgenomen in andere wetten. Wetten die niet per se met privacy te maken hebben, maar bijvoorbeeld met vastgoed of het arbeidsrecht. Daar kunnen wij je over informeren, bijvoorbeeld in verband met de persoonsgegevens van werknemers die zijn opgeslagen in personeelsdossiers.
Personeelsdossier
Het meest concrete voorbeeld is het personeelsdossier. Zo mogen de gegevens van een sollicitant maximaal vier weken worden bewaard, tenzij de sollicitant toestemming heeft gegeven om de gegevens langer te bewaren. Die toestemming is vervolgens maar één jaar geldig. Na dat jaar moet opnieuw toestemming worden gevraagd.
Arbeidsovereenkomsten, functionerings- en beoordelingsverslagen, gegevens over salarisverhoging en dergelijke mogen maximaal twee jaar bewaard worden. Deze termijn vangt aan na het einde van het dienstverband.
Daarnaast dient de (fiscale) salarisadministratie ten minste zeven jaar te worden bewaard op grond van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Daarentegen heeft een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer een maximale bewaartermijn van vijf jaar op grond van de Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011.
Indien er voor bepaalde documenten geen wettelijke bewaartermijn geldt, dan zijn de algemene uitgangspunten van de (U)AVG van toepassing: bewaar de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden verwerkt.
Compleet overzicht bewaartermijnen
Het voorgaande is slechts een greep uit de bewaartermijnen waar een ondernemer rekening mee moet houden. Zo gelden er ook bewaartermijnen voor persoonsgegevens van ingehuurd personeel, of personeel dat afkomstig is van buiten de Europese Economische Ruimte.
Vijf tips
Wij helpen je graag de weg te vinden in de wirwar van wettelijke bewaartermijnen en verplichtingen. Zo hebben wij bij BG.legal een compleet overzicht van alle wettelijke bewaartermijnen, inclusief toelichting daarop. Vul onderstaand je gegevens in en ontvang dit overzicht met de vijf stappen die helpen om te kunnen vaststellen welke bewaartermijnen in de praktijk gelden.
Neem bij vragen gerust contact met ons op!
Vul onderstaand formulier in en ontvang een handig overzicht met de vijf stappen die helpen om te kunnen vaststellen welke bewaartermijnen in de praktijk gelden.
