Inval door de softwarepolitie BSA

Het kan ook u overkomen. Op een ochtend meldt zich een deurwaarder bij uw receptie met de mededeling dat hij toestemming heeft van de rechter om te onderzoeken of u illegale software aanwezig heeft in uw bedrijf. De rechtbank heeft dan toestemming verleend voor het doorzoeken van het bedrijfspand en het beslag mogen leggen op computers, laptops, etc. in het bedrijfspand. De deurwaarder wordt daarvoor dan vergezeld van it-deskundigen. Na afloop ontvangt het bedrijf een rapport waarin een overzicht wordt gegeven van alle aangetroffen software. Vaak wordt opgetreden voor softwareleveranciers als Adobe en Microsoft.

De actie is georganiseerd door de Business Software Alliance (BSA);" de softwarepolitie". De BSA is niet meer en niet minder dan een door de software ontwikkelaars ondersteunde organisatie die uit naam van die software ontwikkelaars zoekt naar illegale software bij bedrijven. De kosten van het onderzoek, de ingeschakelde deurwaarder en de ingeschakelde advocaat moeten vervolgens betaald worden door het bedrijf waar illegale software s aangetroffen.

Wanneer is sprake van "illegale software"?

Bijvoorbeeld:

• op de server wordt een programma geïnstalleerd en daarbij wordt de software voor een hoger aantal gebruikers ingesteld dan waarvoor een licentie wordt afgenomen;
• op de privé laptop van een medewerker, die in het bedrijf ook bedrijfsmatig wordt gebruikt, staat illegale sofware;
• van een programma is de versie 2011 aangeschaft. Om technische redenen wordt de oudere versie 2008 gebruikt. Maar er is geen licentie voor die 2008 versie, wel voor de 2011 versie.

Schikking

De BSA stuurt na de inval een overzicht van de aangetroffen sofware. Het bedrijf moet dan vervolgens bewijzen dat deze software en deze licenties rechtmatig zijn verkregen. En dus moeten originele licenties, facturen, etc. worden verstrekt. Indien u dat niet kunt dan is het uitgangspunt dat de software illegaal is en zult u daar alsnog/nogmaals een vergoeding voor moeten betalen.
Bovenop de aanschafvergoeding van de software wordt een boete van 150 - 200 % gevorderd.
Met het betalen van een schikkingsbedrag is het verleden geregeld. Het bedrijf zal voor de toekomst (nogmaals) licenties moeten aanschaffen voor die "illegale " software. Dit wordt door veel ondernemers als onrechtvaardig ervaren. Naast het aanschafbedrag en de boete moet men dan ook nog voor toekomstig gebruik betalen.

Rechtspraak

In veruit de meeste gevallen komt het tot een schikking. Het bedrijf ziet dat er, vaak niet opzettelijk, onvoldoende licenties zijn betaald, instellingen over het aantal gebruikers niet juist zijn, werknemers zonder toestemming illegale software op hun laptop/pc hebben staan, etc. En dus wil men schikken en is men bereid om zelfs een boete te betalen.

In een aantal gevallen is het wel voorgelegd aan een rechter. De rechter is dan zeer kritische over de geclaimde “boete” en kosten.

Tips:

• maak een protocol voor de situatie dat een inval plaats vindt door bv de NMa, de deurwaarder met de BSA, etc. Neem hierin op wie wat moet doen en wie er gewaarschuwd moet worden ( o.a. uw advocaat).
• indien u een externe ICT beheerder heeft dan zou u deze verantwoordelijk en aansprakelijk kunnen maken voor de aanwezigheid van enkel legale software op de systemen, laptops, etc. in uw bedrijf. Let op!: in de algemene voorwaarden van uw ICT beheerder is waarschijnlijk de aansprakelijkheid voor illegale software beperkt of zelfs uitgesloten. U dient dan aanvullende afspraken hierover te maken.
• indien u wilt laten onderzoeken of er "illegale software" in uw bedrijf aanwezig is dan zou u daar een externe voor kunnen inschakelen zoals een IT auditor aangesloten bij de beroepsorganisatie Norea.