Digitale nieuwsbrieven en privacy: wat kan wel en niet?

Veel ondernemers maken gebruik van een nieuwsbrief. Het is een van de beste manieren om producten/diensten aan te prijzen en klanten te binden. Om ongewenste reclame te voorkomen, worden er in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet (Tw) bepaalde voorwaarden verbonden aan het verzenden van nieuwsbrieven. In deze blog worden de meest belangrijke criteria nader toegelicht.

 
Het verzenden van digitale nieuwsbrieven

In artikel 11.7 Tw worden een aantal situaties omschreven waarin het is toegestaan om een digitale nieuwsbrief te verzenden:

• de ontvanger heeft toestemming gegeven;
• de ontvanger is een bestaande klant en de inhoud van de nieuwsbrief ziet op gelijksoortige producten en/of diensten; of
• de ontvanger is een rechtspersoon en de door haar kenbaar gemaakte contactgegevens zijn bestemd om digitale post en/of nieuwsbrieven te ontvangen.

Iedere situatie zal hierna afzonderlijk worden toegelicht. (i) toestemming Het is toegestaan om een nieuwsbrief te versturen, wanneer voorafgaand aan het verzenden van de nieuwsbrief toestemming is gekregen van de persoon aan wie de brief wordt verzonden. Onder de AVG is pas sprake van (rechts)geldig verkregen toestemming, indien aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Vrij: de ontvanger moet een vrije keuze hebben gehad bij het geven van zijn toestemming. Dit betekent dat de ontvanger zich niet gedwongen mag voelen om toestemming te geven, dan wel negatieve gevolgen zal ondervinden indien de ontvanger zijn toestemming weigert te geven of deze intrekt.
• Specifiek: de ontvanger moet specifiek toestemming hebben gegeven voor het gebruik van zijn (contact)gegevens voor bepaalde doeleinden (e.g. het verzenden van een nieuwsbrief).
• Geïnformeerd: de ontvanger moet weten waarvoor zijn gegevens worden verzameld (het verzenden van een nieuwsbrief). Daarnaast dient de ontvanger geïnformeerd te worden over het feit dat hij zijn toestemming te allen tijde kan intrekken.
• Ondubbelzinnige wilsuiting: de ontvanger moet toestemming verlenen middels een actieve handeling of verklaring. Het is dus niet toegestaan om gebruik te maken van een vooraf aangevinkt selectievakje.[1]

(ii) bestaande klant en gelijksoortige producten en/of diensten Er is geen toestemming nodig voor het verzenden van een nieuwsbrief, wanneer het om een bestaande klant gaat en de inhoud van de nieuwsbrief ziet op soortgelijke producten en/of diensten. Bij het verkrijgen van de contactgegevens moet de (toekomstige) ontvanger van de nieuwsbrief de mogelijkheid zijn geboden om verzet aan te tekenen tegen het gebruik van zijn contactgegevens. Deze mogelijkheid moet eveneens worden geboden in iedere nieuwsbrief die daaropvolgend aan de ontvanger wordt verzonden. (iii) rechtspersonen Het is ook toegestaan om een nieuwsbrief naar een rechtspersoon te versturen, indien de rechtspersoon bepaalde contactgegevens ter beschikking stelt die daarvoor bestemd zijn. In dergelijke gevallen is geen voorafgaande toestemming nodig en hoeft de rechtspersoon ook niet een bestaande klant te zijn.

 
Conclusie

Er zijn een aantal situaties denkbaar waarin het mogelijk is om (ongevraagd) een digitale nieuwsbrief te verzenden. Om het overzicht te bewaren, is het verstandig om bij iedere ontvanger in de mailinglijst te vermelden welke situatie op hem/haar van toepassing is. Hierdoor is het mogelijk om snel te handelen wanneer een ontvanger verzet aantekent tegen het gebruik van zijn contactgegevens. Voor alle ondernemers die nog een eerste stap moeten zetten op het gebied van privacy compliance, bieden wij het AVG-startpakket aan. Voor een vast bedrag van € 750,- ex btw haal je vrijwel alle documentatie in huis om in overeenstemming te handelen met de geldende privacy wet- en regelgeving. Meer weten? Klik dan hier. [1]EDPB, ‘Richtsnoeren 05/2020 inzake toestemming overeenkomstig Verordening 2016/679’ (v1.1), 4 mei 2020, par. 3.