Uitleg begrip operationeel in ICT-aanbesteding
In de uitspraak van de Rechtbank Den Haag van 20 november 2018 en gepubliceerd op 18 januari 2019 [ECLI:NL:RBDHA:2018:15505] draait het om de vraag hoe een eis moet worden uitgelegd. Die eis luidt als volgt: “De aanlevering naar het landelijk bodemloket op basis van SOKB0101 versie 12 of hoger is bij één of meerdere gebruikers van de aangeboden oplossing operationeel op het moment van inschrijving”.
De aanbestedende dienst zijnde de Omgevingsdienst Midden-Holland [ODMH] heeft een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure georganiseerd voor de verwerving van een bodeminformatiesysteem. Na aanvankelijke voorlopige gunning aan de latere eiseres in het kort-geding, zijnde Nazca heeft de ODMH reden gezien om op de gunning terug te komen omdat nader was gebleken dat Nazca op het moment van de inschrijving niet aan voornoemde eis voldeed. Weliswaar had Nazca aldus de ODMH, diverse stappen gezet op het vlak van de eis [namelijk een test- en acceptatiefase], maar de daadwerkelijke in productieneming [het operationeel worden] was pas na de inschrijving.
Nazca stelt zich op het standpunt dat de bewuste eis inhoudt dat het systeem op het moment van inschrijving klaar moest zijn voor gebruik, werkend en toepasbaar. Volgens de ODMH en de partij aan wie uiteindelijk gegund is [Roxit] betekent de eis echter dat het systeem – meer specifiek de aanlevering naar het landelijk bodemloket – op het moment van inschrijving in gebruik moest zijn genomen en werkend en ingezet moest zijn bij een klant.
Zowel Nazca als Roxit verwijzen voor hun uitleg naar de uitleg die Van Dale geeft aan het woord operationeel. Nazca verwijst daarbij naar de uitleg die is opgenomen in de online-versie van Van Dale zijnde “klaar voor gebruik, werkend, toepasbaar”. Roxit haalt de uitleg aan die staat vermeld in de papieren versie van Van Dale van 2015, te weten” geschikt om ermee te werken, met de vermelding van de nuances “ingezet” en “in werking gesteld”.
De voorzieningenrechter stelt dat er ruimte is voor interpretatieverschillen, maar dat de overige bewoordingen van de eis, de context van de aanbestedingsstukken en de essentie van de opdracht maken dat er voor een redelijk geïnformeerde en normaal zorgvuldige inschrijver maar één uitleg mogelijk is, zijnde de uitleg die de ODMH en Roxit geven aan de eis.
Van belang hierbij is dat het begrip operationeel in dit geval, gezien het onderwerp van de opdracht, bezien moet worden in het perspectief van de IT-branche. Binnen die branche is de operationele fase de fase waarin de software daadwerkelijk in gebruik is genomen na de acceptatie door de klant. Vóór die tijd gaan toekomstige gebruikers weliswaar aan de slag met het systeem maar dit met als doel om eventuele fouten uit het systeem te halen alvorens tot acceptatie wordt overgegaan. Pas na ingebruikname gaan alle medewerkers met het systeem werken en dan blijkt of het systeem in de dagelijkse praktijk werkt. Dan pas is het systeem operationeel.
Conclusie, hoewel de uitleg van het begrip “operationeel” in een eis in eerste plaats sterk zal worden bepaald door de bewoordingen van de eis, toont deze uitspreek wel aan dat inschrijvers in ICT-aanbestedingen erop bedacht moeten zijn dat als een systeem operationeel moet zijn er veelal niet kan worden volstaan met een systeem dat al functioneel is en door de gebruiker kan worden uitgeprobeerd [de fase van operational testing of operational acceptance testing], maar dat – in onderhavige zaak op het moment van inschrijving – het noodzakelijk is dat geboden oplossing daadwerkelijk in gebruik moet zijn genomen en werkend en ingezet moet zijn bij de klant na diens acceptatie.
