De EU Betekeningsverordening aangepast

19 mei 2020

Als gevolg van de coronacrisis worden ingrijpende maatregelen genomen door overheden. Niemand weet wanneer die versoepelen of wat er van over blijft. Door alle vormen van lock-down en gesloten grenzen zou men haast vergeten dat de EU eigenlijk een open economie is met open grenzen en grensoverschrijdende wetgeving, rechtspraak en executie. Vanaf de oprichting van de EU is alle inspanning erop gericht geweest om grensoverschrijdend werken, wonen, reizen en zaken doen te bevorderen. Daarvoor zijn verdragen gesloten tussen lidstaten die rechtstreekse werking hebben in lidstaten die de verdragen geratificeerd hebben. Bovendien heeft de Europese Commissie vergaande bevoegdheden om verordeningen uit te vaardigen die eveneens de nationale rechtsstelsels beïnvloeden. De EU is goed toegerust voor internationale handel.

Dat gaat natuurlijk niet in alle gevallen goed, daar ontstaan ook problemen uit. In mijn praktijk zie ik de gevallen, waar internationale handelspartners er samen niet uitkomen om een conflict in goede harmonie te beslechten. Zodra juridische professionals betrokken worden, wordt een conflict niet meer in goed overleg onderling beslecht, maar komt het aan op het wegen en in kaart brengen van juridische posities. Die zijn dan de grondslag voor overleg tussen juristen, wat gelukkig vaak tot “amicable solutions” leidt. Soms komt die tot ieders spijt niet tot stand en dan is een procedure onvermijdelijk. Dat is doorgaans een procedure bij de rechtbank van in het land en de woonplaats van een van de handelspartners, afhankelijk van welk recht van toepassing is en welke rechtbank bevoegd. Dat kan door partijen overeen gekomen zijn in de overeenkomst of in algemene voorwaarden, maar als dat niet zo is maken internationale handelsverdragen uit waar de procedure gevoerd moet worden en naar welk recht. Dat is gangbare praktijk voor advocaten die adviseren en procederen over grensoverschrijdende handelsconflicten.

Als een zaak door de rechter eenmaal beslecht is heeft, vereenvoudigd weergegeven, de ene partij in het ene land een vordering op de andere partij in het andere land. In veel gevallen laat een partij die verloren heeft het erbij en betaalt die de vordering gewoon, zoals het hoort. Maar dat is geen vanzelfsprekendheid, vaak is na een gevoerde procedure de lust om vrijwillig te betalen de verliezende partij vergaan. Dan treedt de fase van executie van een vonnis aan en dat is een hele tour op zich.

Executie

Die executie begint met de betekening van de executoriale titel in het buitenland aan de buitenlandse tegenpartij. Hoe een dergelijke betekening verloopt is geregeld in EG Executieverordening van 13 november 2007 (EG nr. 1393/2007) die een jaar daarna in werking getreden is. Deze verving de eerdere verordening uit 2000. Tussentijds is de verordening getoetst, wat geresulteerd heeft in een rapport van de Europese Commissie uit 2013 (COM (2013) 858). Daarin is de behoefte geïnventariseerd naar modernisering van het stelsel van grensoverschrijdende betekening, met name door het gebruik van elektronische middelen. In 2014 volgde een mededeling van de Commissie (COM (2014) 144), waarin de “EU Justice Agenda for 2020” opgenomen is. Daarin worden plannen gemaakt voor verbetering van Europese justitiële instrumenten en een betere werking van het Europese juridische systeem. De kernwoorden in deze communicatie zijn vertrouwen, mobiliteit en groei.

Na een evaluatie in 2017 heeft de Commissie een voorstel gedaan voor wijziging van de Betekeningsverordening. De minister van BuZa heeft de tweede kamer geïnformeerd in een brief van 10 juli 2018, waarin aan de kamer vier Fiches aangeboden zijn, waaronder de Fiche Wijziging EG-Betekeningsverordening dat gaat over het voorstel “voor een verordening van het Europees Parlement en de Raad tot wijziging van verordening (EG) nr. 1393/2007 van het Europees Parlement en de Raad inzake de betekening in de lidstaten van gerechtelijke en buitengerechtelijke stukken in burgerlijke of handelszaken (betekening van stukken)”. De Commissie had geconcludeerd dat het traditionele kanaal voor het verzenden van stukken tussen de verzendende en ontvangende instanties (volgens artikel 2 van de Verordening deurwaarders, autoriteiten of andere personen die bevoegd zijn gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken te verzenden ter betekening of kennisgeving in een andere lidstaat) langzamer en minder efficiënt werkt dan werd verwacht. Het alternatief van verzending per post is snel en betrekkelijk goedkoop, maar minder betrouwbaar. Daarnaast wordt niet volledig geprofiteerd van de mogelijkheden van recente technologische ontwikkelingen.

In Nederland kan de deurwaarder in als verzendende autoriteit een stuk versturen naar de bevoegde instantie in een andere lidstaat en als ontvangende instantie stukken uit een andere lidstaat toegezonden krijgen voor de betekening in Nederland. Daarnaast bestaat de mogelijkheid van de toezending langs consulaire of diplomatieke weg, de betekening of kennisgeving door de tussenkomst van diplomatieke of consulaire ambtenaren en de betekening of kennisgeving per post bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging. De minister concludeerde in zijn brief dat het voorstel voor de regering akkoord is en toegepast kan worden, omdat daarin de noodzaak benadrukt wordt om de procedurele rechten van rechtzoekenden te versterken ter bevordering van het wederzijds vertrouwen in de rechtsstelsels van de lidstaten. De regering achtte het wenselijk dat de regelgeving voor grensoverschrijdende betekening zou worden verbeterd en dat zoveel mogelijk rekening zou worden gehouden met technologische ontwikkelingen en waar mogelijk elektronische middelen te gebruiken. Dat was in 2018, toen de overheid nog vol inzette op digitalisering van de rechtspraak in het KEI-project, waarvan inmiddels bekend is dat dit voorlopig niet zal worden ingevoerd zoals aanvankelijk gepland. Ook subsidiariteit en proportionaliteit zijn als beginselen gewogen in de afweging voor instemming met het voorstel. De regering is zich er van bewust geweest dat internationale betekening van (buiten)gerechtelijke stukken niet per lidstaat geregeld kan worden en dat daarvoor een wijziging van de verordening nodig is, ook gezien de wens de bestaande regels over grensoverschrijdende betekening te verbeteren. De wijzigingen met betrekking tot de elektronische mogelijkheden passen in het huidige tijdsgewricht en het voorstel heeft verder tot doel de kennisgeving en betekening effectiever te maken.

De belangrijkste inhoudelijke wijzigingen van de Betekeningsverordening zijn:

De communicatie en uitwisseling van documenten tussen verzendende en ontvangende instanties vindt elektronisch plaats, via een gedecentraliseerd IT-systeem gebaseerd op nationale IT systemen die verbonden zijn door een communicatie-infrastructuur die een veilige en betrouwbare grensoverschrijdende informatiewisseling mogelijk maakt.
Lidstaten moeten assistentie verlenen in het lokaliseren van geadresseerden. Hiervoor zijn verschillende opties mogelijk, zoals juridische bijstand door autoriteiten aangewezen door de lidstaten (op verzoek van een gerecht waar de zaak dient), toegang verlenen tot publieke registers of voorzien in gedetailleerde informatie over beschikbare middelen om personen te lokaliseren.
Kennisgeving en betekening kunnen ook elektronisch plaatsvinden (als equivalent van de betekening of kennisgeving per post) als aan een van de volgende voorwaarden wordt voldaan:
- De documenten worden verzonden en ontvangen via het gebruik van gekwalificeerde diensten voor elektronisch aangetekende bezorging in de zin van de eIDAS-verordening (EU nr. 910/2014);
- Na de aanvang van de procedure heeft de geadresseerde uitdrukkelijk toestemming gegeven aan het gerecht of de autoriteit waar de zaak dient om diens betreffende user account met het doel voor kennisgeving en betekening te gebruiken.
De regeling over de betekening of kennisgeving per post bij aangetekend schrijven met ontvangstbevestiging wordt aangevuld met de verplichting een specifieke ontvangstbevestiging te gebruiken. Voorgesteld wordt verder dat wanneer het stuk niet in persoon kan worden uitgereikt, uitreiking kan geschieden aan volwassen personen die deel uitmaken van dezelfde huishouding als de geadresseerde of bij deze werkzaam zijn, en die bekwaam en bereid zijn het stuk te accepteren.
De termijn om een stuk te weigeren in ontvangst te nemen wordt verlengd. Daarnaast wordt verduidelijkt dat het gerecht waar de zaak dient en waarin de betekening of kennisgeving aan de orde is, ambtshalve dient na te gaan of de weigering gegrond is.

De wijzigingen zijn er op gericht het betekenen van vonnissen in het buitenland te vereenvoudigen en dat kan de praktijk alleen maar verbeteren. Nu duren internationale betekeningen vaak nog erg lang en gaat veel tijd verloren met de uitwisseling per post van stukken tussen deurwaarders in verschillende landen. Het voorstel is verschenen op 31 mei 2018 en het Europese Parlement heeft op 13 februari 2019 een gewijzigde versie voorgesteld. Het voorstel is nog aanhangig en wacht op inwerkingtreding. Gezien de EU Justice Agenda for 2020 zal dat dit jaar moeten gebeuren. In elk geval zal in Nederland de Uitvoeringswet aangepast moeten worden. Een wijziging van de EG Betekeningsverordening waarvan de inwerkingtreding wél vast staat is de aanpassing als gevolg van de Brexit vanaf 1 januari 2021. Dan loopt de verlengde termijn van uittreding van het Verenigd Koninkrijk af en zal er een nieuwe regeling moeten liggen. Of die er op tijd is, valt te bezien, in het uiterste geval zal voor een betekening in het Verenigd Koninkrijk na 1 januari terug gevallen moet en worden op het Haags Betekeningsverdrag uit 1965, waar het Verenigd Koninkrijk bij aangesloten is. Dat verdrag is in onbruik geraakt door de werking van artikel 20 van de EG Betekeningsverordening, maar het is niet vervallen. Uiteraard spreekt dat verdrag niet over een doelmatige inzet van elektronische middelen om een vlotte betekening te bevorderen, dus dat doel zal niet bereikt worden. Reden te meer om de voorbereiding van een regeling speciaal met het oog op Brexit snel voor te bereiden en te implementeren.

Marc Heuvelmans