Factuur naar verkeerd e-mailadres! Wie is verantwoordelijk?
“Sorry, die factuur ken ik helemaal niet. Die heeft u naar een medewerker gestuurd die hier al lang niet meer werkt.” Debiteuren komen regelmatig met dit verweer om betaling van een factuur vooruit te kunnen schuiven en geen incassokosten te hoeven betalen. De rechtbank maakt daar korte metten mee.
De Rechtbank Limburg heeft op 18 juli 2018 een interessante uitspraak gedaan over de aanspraak op buitengerechtelijke incassokosten in geval van het verzenden van een factuur naar het mailadres van een, inmiddels oud-medewerker.[1]
De debiteur is in 2009 lid geworden van de vereniging van de schuldeiser. Partijen zijn overeengekomen dat de factuur jaarlijks per e-mail zou worden verzonden. De debiteur heeft hiervoor een mailadres verstrekt aan de schuldeiser. In 2016 werd de factuur voor het lidmaatschapsgeld niet betaald. Daarvoor werd de factuur die naar dat mailadres was gezonden wel betaald. Het door de debiteur opgegeven mailadres bleek van een inmiddels oud-medewerker te zijn. De debiteur weigert vervolgens de buitengerechtelijke incassokosten te voldoen omdat hij pas op het moment van de ontvangst van de betalingsherinnering op de hoogte was van het bestaan van de factuur.
De Rechtbank Limburg volgt dit standpunt niet en oordeelt dat het feit dat het door debiteur opgegeven mailadres inmiddels niet meer in gebruik is voor zijn rekening en risico komt. Het had op de weg van de debiteur gelegen om maatregelen te nemen zodat de berichten gericht aan het mailadres van de betrokken medewerker zouden worden doorgestuurd naar een ander, wel in gebruik zijnd mailadres. De debiteur dient daarom óók de buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke rente te voldoen.
De overwegingen van de rechtbank.
Alvorens een tot een bepaalde persoon gerichte verklaring – een factuur in dit geval – haar werking heeft, dient de verklaring die persoon ook te hebben bereikt. De in de praktijk bekend staande ontvangsttheorie betekent dat de eisende partij moet zien aan te tonen dat de verklaring de wederpartij heeft bereikt. Dit zorgt vaak voor een onmogelijke bewijspositie. De Hoge Raad heeft zich in 2013 eerder uitgelaten over de vraag wanneer een verklaring de geadresseerde heeft bereikt. De Hoge Raad oordeelde in zijn uitspraak dat het aannemelijke adres mag worden gebruikt om de verklaring aan toe te zenden. Hierbij kan worden gedacht aan de postbus, e-mailadres en woon- of vestigingsadres.[2] De uitspraak van de Rechtbank Limburg volgt in feite deze lijn en verduidelijkt de gevolgen van het toezenden van een factuur naar het bekende mailadres. Wordt tussen partijen een zeker mailadres gebruikt, dan mag de verzender hier ook gerechtvaardigd van uitgaan. Interne wijzigingen komen derhalve niet voor risico van de verzender.
Te zien is dat ook de lagere rechtspraak mee gaat in de versoepeling van de bewijspositie van de schuldeiser en dat daarmee tegemoet gekomen wordt aan de praktijkbehoefte.
Wat betekent deze uitspraak nu voor de praktijk?
- Wanneer u facturen per email verzendt, dan dient u ervoor te zorgen dat de email met factuur wordt verzonden naar een mailadres dat door de debiteur is aangegeven om facturen naar toe te zenden. Bewaar het bericht waarin de debiteur het mailadres geeft of bevestigt. Verwerk en bewaar email van debiteuren waarin zij een wijziging van het mailadres voor facturen doorgeven.
- Wanneer u facturen per email ontvangt, dan dient u ervoor te zorgen dat het mailadres dat u aan een schuldeiser verstrekt beschikbaar blijft. Wanneer een medewerker naar wiens mailadres facturen werden verzonden is vertrokken, dan dient u of ervoor te zorgen dat mails worden doorgezonden naar een nog wel in gebruik zijnd mailadres of dat een automatisch bericht wordt teruggezonden dat dit mailadres niet langer in gebruik is.
Mocht u vragen hebben hoe u uw facturatie het best kunt inkleden of wilt u zich laten bijstaan om openstaande facturen te innen, neemt u dan vooral contact met ons op.
[1] Rb. Limburg, 18 juli 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:6889.
[2] Hoge Raad, 14 juni 2013, ECLI:NL:HR:2013:BZ4104, r.o. 3.3.2.
