Mag een werknemer een melding van grensoverschrijdend gedrag inzien?
Grensoverschrijdend gedrag op de werkvloer blijft een actueel onderwerp. Al eerder schreven wij over de maatregelen die je als werkgever kunt treffen om problematisch gedrag op de werkvloer te voorkomen en/of (tijdig) op te sporen, waaronder het inschakelen van een extern onderzoeksbureau. Wanneer de bevindingen van het onderzoeksbureau leiden tot het ontslag van de werknemer, zou het wel eens kunnen voorkomen dat deze persoon inzage verlangt in het onderzoeksrapport en/of de oorspronkelijke melding op grond van de geldende privacy wet- en regelgeving. In een recente uitspraak van de rechtbank Amsterdam wordt echter bepaald dat een werkgever dit niet altijd hoeft te doen.[1]
Benieuwd naar de redenen? Je leest er meer over in de onderstaande blog.
Wat ging eraan vooraf?
Enkele jaren geleden had een medewerker van een hogeschool melding gemaakt van grensoverschrijdend gedrag. De hogeschool heeft – na in gesprek te zijn gegaan met degene die daarvan werd beschuldigd – een extern bureau ingeschakeld om de melding te onderzoeken. Na afronding van het onderzoek, heeft het bureau een conceptversie van het rapport met de beschuldigde werknemer gedeeld. Deze heeft daar echter niet inhoudelijk op gereageerd.
Kort daarna heeft het onderzoeksbureau de definitieve versie van het rapport met de hogeschool gedeeld, hetgeen uiteindelijk heeft geresulteerd in (het aanhangig maken van) een ontslagprocedure tegen de werknemer.
Verzoekschriftprocedure
In het kader van deze ontslagprocedure, heeft de werknemer (o.a.) een verzoek tot afschrift van (de verwerking van) zijn persoonsgegevens ingediend bij zowel de hogeschool als het onderzoeksbureau. De bestanden en documenten die daaropvolgend zijn verstrekt, waren volgens de werknemer echter onvolledig, aangezien een integraal afschrift van de melding ontbrak. Dit heeft de werknemer er dan ook toe bewogen om een verzoekschrift in te dienen bij de rechtbank Amsterdam. Naast volledige afschriften van de melding én gegevens die betrekking hadden op de ontslagprocedure, verzoekt werknemer in deze procedure tevens de vernietiging van de gegevens, alsook een schadevergoeding van € 35.000,-.
Oordeel van de rechtbank
In het vonnis doorloopt de rechtbank stapsgewijs een aantal aspecten die relevant zijn voor het indienen/beoordelen van een AVG-verzoek(schrift). Ieder (deel)onderwerp uit het vonnis zal hierna kort worden toegelicht.
Ontvankelijkheidsperikelen
Wanneer een betrokkene (de werknemer) zijn rechten uit hoofde van de AVG wil uitoefenen, dient deze zich eerst tot de entiteit te wenden die verantwoordelijk is voor de verwerking van zijn gegevens. Deze entiteit dient zo snel mogelijk – doch uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek, behoudens enkele uitzonderingen – een beslissing te nemen op het verzoek. Indien de betrokkene het daarmee oneens is, zal deze binnen zes weken na kennisname van de beslissing een procedure moeten starten bij de rechtbank.
De oud-werknemer was echter – wat betreft de beslissing van het onderzoeksbureau – te laat met het indienen van zijn verzoeken, waardoor deze niet-ontvankelijk werden verklaard.
Het verzoek dat was ingediend tegen de beslissing van de hogeschool was echter wél tijdig ingediend, aangezien deze beslissing iets langer op zich had laten wachten. De werknemer had destijds echter nog niet bij de hogeschool aangegeven dat hij ook vernietiging van zijn gegevens verzocht. Aangezien de hogeschool daarover nog niet een beslissing heeft kunnen nemen, wordt ook dat verzoek niet-ontvankelijk verklaard door de rechtbank.
Wat dan nog overblijft, is het verzoek tot afschrift van de stukken dat gericht is aan de hogeschool, hetgeen door de rechtbank in behandeling wordt genomen.
Recht op inzage/afschrift van de melding?
De hogeschool heeft in haar beslissing aangegeven dat zij enkel de NAW-gegevens van de werknemer met het onderzoeksbureau heeft gedeeld. De daaropvolgende verwerkingsactiviteiten die betrekking hadden op de ontslagprocedure zijn primair verricht door het onderzoeksbureau. Volgens de hogeschool beschikt zij dan ook – naast het onderzoeksrapport, waar de oud-werknemer al over beschikt – niet over documenten waarin de persoonsgegevens van de werknemer worden genoemd, behoudens de oorspronkelijke melding en enkele interne notities. De hogeschool stelt zich echter op het standpunt dat zij deze niet hoeft te delen.
De rechtbank gaat hierin mee: de hogeschool heeft als werkgever namelijk ook de plicht om de rechten en vrijheden van de meldster en andere medewerkers te beschermen. Derhalve was de hogeschool niet gehouden om de inhoud van de melding (integraal) met de werknemer te delen en kon zij volstaan met het delen van de algemene strekking van de melding.
Schadevergoeding
Tot slot, wordt de vordering tot het betalen van schadevergoeding behandeld. Voor toewijzing van deze vordering dient er sprake te zijn van een schending van de AVG, hetgeen onder meer het geval is indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.
De rechtbank constateert echter dat de hogeschool de (persoons)gegevens die zien op de ontslagprocedure rechtmatig heeft verwerkt. Het verwerken van deze gegevens was immers noodzakelijk voor de behartiging van haar gerechtvaardigde belangen als werkgever en die van derden (e.g. de meldster). Deze belangen prevaleren boven het belang van de oud-werknemer, waardoor aan alle vereisten van artikel 6 lid 1 sub f AVG is voldaan. De verwerkingsactiviteiten van de hogeschool zijn dan ook rechtmatig, met als gevolg dat de vordering tot het betalen van een schadevergoeding door de rechtbank wordt afgewezen.
Conclusie en tips voor de praktijk
Als werkgever hoef je niet altijd de inhoud van een melding over grensoverschrijdend gedrag integraal met de beschuldigde werknemer te delen. Gelet op de belangen en rechten van (o.a.) degene die de melding heeft gedaan, kun je ook volstaan met het delen van de algemene strekking van de melding. De wijze waarop dit moet gebeuren, alsook de informatie die daar wel/niet in moet worden genoemd, zal afhankelijk zijn van de specifieke omstandigheden van het geval.
Vragen over (het delen van) meldingen die zien op grensoverschrijdend gedrag van werknemers? Neem dan gerust contact op met Marlies Hol. Wij helpen je graag bij het inventariseren van de risico’s/mogelijkheden.
[1] Rechtbank Amsterdam 3 augustus 2023, ECLI:NL:RBAMS:2023:5257.
