Tijdelijke wet elektronisch vergaderen
In tijden van crisis blijken processen ineens veel sneller doorlopen te kunnen worden dan onder normale omstandigheden. Uitzonderlijke omstandigheden als de corona-crisis vragen om uitzonderlijke beslissingen en besluitvormingsprocessen. De overheid heeft snel en slagvaardig gereageerd op de crisis door een aantal maatregelen af te kondigen om de verspreiding van het corona-virus in te dammen. De meest ingrijpende is de “intelligente lock-down” waarvan het samenscholingsverbod deel uit maakt. Dat is goed bedacht, want veel mensen tegelijk in een kleine ruimte speelt het virus in de kaart. Tegelijkertijd heeft dit verbod consequenties die aan de andere kant weer moeten worden opgevangen, omdat anders cruciale maatschappelijke processen spaak lopen. Denk bijvoorbeeld aan jaarvergaderingen van verenigingen en (besloten) vennootschappen, die verplicht door de wet of statuten moeten worden gehouden. Die moeten liefst wel door gaan, te meer omdat er een goed alternatief is om dat ook te garanderen. Er zijn veel mogelijkheden om elektronisch, langs digitale weg te vergaderen met groepen mensen en de apps die daarvoor ontwikkeld zijn, worden op grote schaal gebruikt. Punt is alleen wel dat de wet en veel statuten ingericht zijn op fysiek vergaderen met een face-2-face contact. Dat kan nu even niet, en om te voorkomen dat aversie van sommige mensen tegen digitaal vergaderen deze oplossing verstoort, grijpt de overheid ook hier in met een spoedwet.
Spoedwet
Op 8 april 2020 is bij de Tweede Kamer de spoedwet ingediend onder de naam “Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid”. De wet is tijdelijk omdat die vervalt op 1 september 2020. Hoewel, er is een mogelijkheid van verlenging met steeds twee maanden, als de omstandigheden op 1 september en daarna daar om vragen. De spoedwet zal versneld worden aangenomen en op sommige onderdelen zelfs met terugwerkende kracht tot 23 maart 2020 van kracht worden. De wet behelst bestuurders van rechtspersonen de mogelijkheid te geven om te beslissen dat cruciale vergaderingen digitaal langs elektronische weg plaats vinden, om zo rechtsgeldige besluitvorming mogelijk te maken. Denk aan het goedkeuren van een jaarrekening, het aanstellen van bestuurders, of het voorzien in goedkeuring van een toezichthouder of aandeelhouder.
Rechtsgeldige besluiten
De wet stelt de voorwaarde dat deelnemers aan de digitale vergadering vooraf hun vragen in kunnen dienen en gaat als hoofdregel uit van 72 uur. Alle vergadergerechtigden moeten kunnen deelnemen aan de vergadering, maar als dat niet volmaakt lukt, kunnen toch rechtsgeldige besluiten genomen worden. De voorzitter van de vergadering krijgt de bevoegdheid staande de vergadering de orde te bepalen en kan bepalen dat stemming over bepaalde besluiten vóór de vergadering schriftelijk gedaan kan worden. Statutaire bepalingen die een fysieke bijeenkomst voorschrijven, worden buiten werking gesteld.
Het bestuur kan ook besluiten de termijn voor het goedkeuren van een jaarrekening te verlengen, waarvan de termijn afhankelijk is van het type rechtspersoon. Dat besluit is dus niet langer voorbehouden aan de algemene vergadering.
Zelfs de bestuurdersaansprakelijkheid als gevolg van het niet tijdig publiceren van de jaarrekening wordt buiten werking gesteld, als dat het gevolg is van de corona-crisis. In afwijking van de overige artikelen, vervalt dit deel zelfs pas op 1 september 2023.
Digitale notariële akten
Naast deze maatregelen voor rechtspersonen, regelt de wet ook dat notariële akten door de notaris mogen worden verleden zonder fysieke aanwezigheid van de comparanten en mag het passeren van de akte langs digitale weg plaats vinden. De notaris maakt daarvan in zijn akte aantekening. Zelfs mag de notaris via dit digitale middel de identiteit van de comparant aan de andere kant van het communicatiemiddel vaststellen.
Digitale zittingen
Tenslotte regelt de wet dat zittingen in civiele, bestuursrechtelijke en strafzaken, ook digitaal gehouden kunnen worden, zonder de fysieke aanwezigheid van partijen, getuigen of verdachten. De Rechtspraak had zelf deze maatregel al ingesteld bij schrijven van 2 april 2020, waarbij bepaald was dat de landelijke procesreglementen aangepast zouden worden en zittingen niet meer fysiek door zouden gaan. Voor faillissementen werd al aangekondigd dat zittingen alleen nog per digitale verbinding zouden worden gehouden, omdat bepaalde cruciale zittingen nu eenmaal door moeten gaan.
Slagvaardig en voortvarend
De conclusie van deze tijdelijk wet moet zijn dat de overheid bereid en in staat is in te grijpen op normale, ingeburgerde processen waar dat nodig is en wel op zeer korte termijn. Normaal gesproken zouden dergelijke wetgevingstrajecten een lange doorlooptijd hebben, nu is dat anders. Er moet slagvaardig en voortvarend bestuurd worden en dat vergt ingrijpende maatregelen, die een wettelijke basis nodig hebben. Vanaf 1 september 2020 kan bezien worden hoe tijdelijk tijdelijk is.
