ICT-contracten in de zorg: voorkom vendor lock-in!
Afgelopen jaren zijn veel processen binnen de zorg gedigitaliseerd. Het merendeel van deze ontwikkelingen is een direct gevolg van de hogere eisen die worden gesteld aan zorginformatiesystemen: niet alleen vanuit de markt, maar ook in sector specifieke wet- en regelgeving wordt de lat hoog gelegd.
Om ervoor te zorgen dat systemen aan de wettelijke vereisten blijven voldoen, zijn zorginstellingen veelal aangewezen op hun ICT-leverancier. Wanneer deze er niet voor zorgt dat de systemen worden doorontwikkeld, dan kan een zorginstelling genoodzaakt zijn om over te stappen naar een andere IT-leverancier. In de praktijk is dit echter niet eenvoudig, aangezien de migratie naar een ander systeem (nadelige) financiële én operationele consequenties kan hebben.
Dit blijkt ook uit een zaak die eerder dit jaar aan de rechtbank Den Haag werd voorgelegd. In het onderstaande artikel lees je meer over de overwegingen van de rechtbank en de wijze waarop afhankelijkheid van een ICT-leverancier (vendor lock-in) contractueel kan worden voorkomen.
Wat ging eraan vooraf?
Medned Information Consultancy (Medned) ontwikkelt en levert een zorginformatiesysteem voor (grote) ziekenhuizen. Het systeem wordt onder andere afgenomen door het Groene Hart Ziekenhuis (GHZ) in Gouda. In de afgelopen jaren worden er echter steeds hogere eisen gesteld aan dit soort systemen, waardoor GHZ genoodzaakt is om over te stappen naar een ander systeem. Om toegang te behouden tot de (oude) patiëntgegevens, neemt GHZ daarom een ‘raadpleegpakket’ af bij Medned. Daarnaast maken zij nog andere contractuele afspraken om de migratie naar het nieuwe systeem en het raadpleegpakket zo soepel mogelijk te laten verlopen.
Nadien is er tussen partijen een conflict ontstaan over de hoogte van de facturen die door Medned zijn verzonden. GHZ stelt namelijk dat Medned misbruik maakt van haar (machts)positie, door onder andere via naheffingen/toeslagen hoge bedragen bij GHZ in rekening te brengen.
Medned is het daar niet mee eens: de hoogte van de facturen zou namelijk deels zijn ingegeven door de – aan GHZ te wijten – vertraagde implementatie van de software.
Oordeel van de rechtbank
Naheffing
De rechtbank constateert allereerst dat er een naheffingsclausule in de licentieovereenkomst is opgenomen. Medned meent dat zij op grond van deze bepaling bij het vroegtijdig beëindigen van de overeenkomst aanspraak kan maken op een naheffing van 20% van de licentiekosten (10% + 10 procentpunten), waar GHZ meent dat de naheffing slechts 11% van de licentiekosten kan bedragen (10% + 10% van de voornoemde 10%).
De rechtbank legt deze bepaling uit aan de hand van de zogeheten Haviltex-maatstaf. Daarbij wordt gekeken naar hetgeen partijen in de gegeven omstandigheden aan de contractsbepaling mochten toekennen en wat zij te dien aanzien redelijkerwijs van elkaar mochten verwachten. De taalkundige uitleg van de bepaling is daarbij niet doorslaggevend, maar kan wel van groot belang zijn, al helemaal wanneer het gaat om twee professionele contractspartijen, zoals hier het geval is.
Wanneer de rechtbank deze maatstaf toepast, komt zij tot de conclusie dat Medned 20% van de licentiekosten als naheffing in rekening mocht brengen. Ter onderbouwing van dit standpunt verwijst de rechtbank naar de overeenkomst, waarin de term ‘procentpunten’ wordt gebruikt, waarmee zowel taal- als rekenkundig een absoluut verschil tussen percentages wordt aangegeven.
GHZ mocht ook niet op grond van een eerdere overeenkomst met Medned – waarbij een lager naheffingstarief werd gehanteerd – verwachten dat een soortgelijk tarief voor deze overeenkomst zou gelden, aangezien de oude overeenkomst (na verlenging) wél tussentijds kon worden beëindigd. In dergelijke gevallen zou de naheffing enkel moeten worden betaald over de periode die nog resteerde, waar de naheffing in de huidige overeenkomst berekend moet worden over de volledige periode waarvoor de licentie zou gelden. De strekking van de bepaling is dus anders, waardoor GHZ daaraan geen verwachtingen kon ontlenen.
Volgens de rechtbank blijkt dus uit de taalkundige uitleg én de omstandigheden van het geval, dat GHZ een naheffing van 20% dient te betalen.
Raadpleegpakket
Partijen verschillen ook van mening over de wijze waarop de overgang naar het raadpleegpakket zou verlopen. Medned meent op basis van hetgeen dat bepaald is in de overeenkomst dat het raadpleegpakket – en het lagere licentietarief – pas zou ingaan, wanneer gedurende één kwartaal niet meer dan vijf (eind)gebruikers het informatiesysteem hebben geraadpleegd. GHZ vindt dit onredelijk, aangezien zij duidelijk had aangegeven dat zij per 1 januari wilde overgaan op het raadpleegpakket en het gebruik van het informatiesysteem wilde staken. Daarnaast heeft zij aangegeven dat zij inmiddels het aantal gebruikers heeft teruggebracht naar vijf, waardoor er onnodig (extra) kosten in rekening zijn gebracht.
Ook hier past de rechtbank de Haviltex-maatstaf toe, waarbij wederom – aangezien het om twee professionele contractspartijen gaat – veel waarde wordt gehecht aan de taalkundige uitleg. Volgens de rechtbank dient GHZ alsnog (extra) kosten te betalen, aangezien in de overeenkomst staat dat de overgang naar het raadpleegpakket slechts mogelijk is wanneer gedurende één kwartaal het aantal gebruikers niet meer dan vijf bedraagt. GHZ heeft echter gedurende die periode het aantal gebruikers (ongv. 141) teruggebracht naar vijf, waardoor er wel degelijk meer accounts actief waren gedurende het kwartaal. De kosten die zien op dat kwartaal, komen dus voor rekening van GHZ.
Oudere versie van de software
In de licentieovereenkomst is ook afgesproken dat GHZ een toeslag op de kosten moet betalen wanneer zij gebruik blijft maken van een softwareversie die langer dan zestien maanden geleden is opgeleverd. GHZ voert echter aan dat niet van haar mocht worden verwacht dat zij een nieuwe versie van de software zou installeren, aangezien zij kenbaar had gemaakt dat zij het gebruik van het systeem zou gaan afschalen. Daarnaast stelt GHZ dat Medned onvoldoende heeft gedaan om haar ertoe te bewegen om over te stappen naar een nieuwe versie van het softwarepakket.
De rechtbank maakt wederom gebruik van de Haviltex-maatstaf en komt tot de conclusie dat Medned de toeslag bij GHZ in rekening mocht brengen. Daarbij wordt – naast de tekstuele uitleg – in aanmerking genomen dat Medned meermaals berichten aan GHZ heeft gestuurd, waarin werd gewezen op de beschikbaarheid van een nieuwe versie van het softwarepakket en werd verzocht om deze onverwijld te installeren. GHZ heeft daar echter geen reactie opgegeven en heeft evenmin daarop actie ondernomen, waardoor het volgens de rechtbank niet onredelijk is dat Medned ook de toeslag in rekening brengt.
Geschikte IT-omgeving voor raadpleegpakket
GHZ stelt tot slot dat het raadpleegpakket pas twee jaar na de afgesproken overgangsdatum door Medned is opgeleverd en dat het merendeel van diens hoge facturen direct daaraan zijn te herleiden. GHZ meent dan ook dat de facturen moeten worden gematigd, aangezien het late opleveren niet voor haar rekening en risico behoort te komen. Medned brengt hiertegen in dat zij enkel de verplichting had om de software op te leveren, maar dat GHZ zelf verantwoordelijk was voor het inrichten van een geschikte IT-omgeving waarop de software kon draaien.
De rechtbank volgt het verweer van Medned, aangezien GHZ onvoldoende heeft gesteld/onderbouwd waaruit de tekortkoming van Medned zou blijken. Daarnaast heeft GHZ niet aangegeven welke bedragen onterecht in rekening zijn gebracht, waardoor de vordering onvoldoende bepaald is en niet kan worden toegewezen.
Conclusie en tips voor de praktijk
Alhoewel de taalkundige uitleg van een contract niet doorslaggevend hoeft te zijn, zal men bij twee professionele contractspartijen (i.e. zorginstelling en ICT-leverancier) daar toch veel waarde aan hechten. Het is dan ook verstandig om vooraf met een ICT-leverancier duidelijke afspraken te maken, voor het geval de (op)levering van een zorginformatiesysteem onverhoopt fout loopt. Daarbij kan worden gedacht aan afspraken over:
- Tussentijdse beëindiging en continuïteit (mogelijkheid tot het blijven inzien van gegevens).
- Verantwoordelijkheid voor (het installeren van) updates en het beschikbaar stellen van een geschikte IT-omgeving.
- Het al dan niet moeten meewerken aan de migratie naar een ander IT-leverancier (e.g. dataportabiliteit).
Heeft u vragen over het sluiten van IT-contracten en het mitigeren van ‘vendor lock-in’ risico’s binnen de zorg? Neem dan gerust contact op of maak vrijblijvend een afspraak met ons op één van onze vestigingen in ’s-Hertogenbosch, Eindhoven (BIC) en/of Oss (Pivot Park).
