Wanneer kan een IT overeenkomst worden ontbonden?

23 dec 2019

Het komt in de praktijk regelmatig voor. Een IT leverancier krijgt opdracht om een softwarepakket te installeren. Vaak begint het met een onderzoek waarin de leverancier en beoogd afnemer gaan kijken of het software pakket past bij de wensen en behoeften van de afnemer. Daarvoor heeft de klant soms een lijstje gemaakt met de functionele vereisten waar het nieuwe software pakket aan moet voldoen. In overleg met de afnemer maakt de leverancier dan vaak een scope document. In dat document wordt beschreven waar de te leveren software aan moet voldoen, hoe het ontwikkel- en implementatietraject eruit gaat zien, wat de planning is, wat van de afnemer wordt verwacht, etc. Soms kiezen partijen voor een andere manier van werken: agile (scrum). Daarbij gaat het minder om de documentatie en meer om het inspelen op (onverwachte) ontwikkelingen tijdens het proces.

Hoe dan ook, uiteindelijk moet de leverancier de software opleveren. En dan kan het voor komen dat de afnemer niet tevreden is. Soms gebeurt dat al eerder omdat de afnemer al eerder in het traject ontevreden is, bijvoorbeeld omdat het project vertraging heeft opgelopen. Het gevolg kan zijn dat de afnemer van de overeenkomst af wil. Hij wil de overeenkomst dan beëindigen, de betaalde bedragen terug betaald krijgen, geen nieuwe facturen meer ontvangen en mogelijk zelfs een vergoeding ontvangen voor geleden schade.

Ingebrekestelling – verzuim – ontbinding overeenkomst

En dan komen juristen in beeld en wordt de overeenkomst erbij gepakt. Rechten en verplichtingen van de leverancier en de afnemer zijn vastgelegd in de overeenkomst. Daarnaast zijn waarschijnlijk algemene voorwaarden en Nederlands recht van toepassing verklaard. Ook daar zijn rechten en verplichtingen in te vinden. Op basis van dat geheel moeten partijen hun strategie en acties bepalen.

Wanneer de afnemer van de overeenkomst af wil, dan zal deze de overeenkomst moeten ontbinden. Onder bepaalde voorwaarden kan dit. Daarvoor is vereist dat er sprake is van een toerekenbare tekortkoming aan de zijde van de leverancier. Bij de implementatie van software wordt een onderscheid gemaakt tussen ‘maatwerk’ software en ‘standaard’ software. Hoe meer maatwerk elementen er zijn, hoe meer een afnemer moet accepteren dat trajecten vertraging op kunnen lopen omdat ze ingewikkeld zijn. Bij standaard software (‘van de plank’) mag de afnemer verwachten dat de leverancier toezeggingen (over functionaliteit, planning, etc.) strikt nakomt.

De drempel om te kunnen ontbinden is afhankelijk van wat partijen daar over hebben afgesproken. Wanneer er niets is afgesproken, dan geldt het wettelijk uitgangspunt. Artikel 6:265 BW bepaalt dat iedere tekortkoming van een partij de andere partij de bevoegdheid geeft om de overeenkomst te ontbinden. Dit tenzij het maken van een uitzondering hierop gerechtvaardigd is. De andere partij moet daarvoor wel in verzuim zijn. Dit betekent dat een laatste gelegenheid moet zijn gegeven om alsnog verplichtingen na te komen. Dit is door de Hoge Raad [1] zo uitgelegd dat slechts een tekortkoming van voldoende gewicht recht geeft op (gehele of gedeeltelijke) ontbinding van de overeenkomst.

Soms wordt in een overeenkomst (of algemene voorwaarden) een hogere drempel gecreëerd. In het eerdergenoemde arrest van de Hoge Raad is aangegeven dat partijen een hogere drempel kunnen creëren. Bijvoorbeeld door overeen te komen dat de overeenkomst alleen ontbonden kan worden bij het schenden van een ‘material obligation’. Degene die de overeenkomst ontbindt moet stellen en bewijzen dat sprake is van schending van een wezenlijke verplichting.

Dit is recent nog overwogen door het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch [2] in een procedure tussen het Tweesteden ziekenhuis en Alert.

Stichting Elisabeth-Tweesteden Ziekenhuis / Alert Life Sciences Computing B.V

Deze zaak heeft al tot verschillende uitspraken geleid. Het meest recent is de uitspraak van 17 december 2019 van het Gerechtshof ’s-Hertogenbosch. De zaak is gelinked aan de procedures tussen Alert en het Jeroen Bosch ziekenhuis. In die zaak is de meest recente uitspraak het arrest van 23 maart 2018 van de Hoge Raad.

Alert had, in opdracht van het ziekenhuis, software ontwikkeld en geïmplementeerd. In de uitspraak van het hof ’s-Hertogenbosch gaat het (nog) om de vraag of het ziekenhuis de overeenkomst gerechtvaardigd heeft ontbonden. Het ziekenhuis heeft de overeenkomst ontbonden omdat er sprake was van vier tekortkomingen. Het hof somt de gestelde tekortkomingen op: ‘De eerste tekortkoming heeft betrekking op de kwaliteit van de software. Deze bevat niet de overeengekomen functionaliteiten, kent ernstige ontwerpfouten en is ongeschikt voor de Nederlandse markt. Ten tweede is Alert tekortgeschoten omdat zij het Implementatieplan en de daarin opgenomen implementatieaanpak niet heeft gevolgd. Ten derde is Alert tekortgeschoten omdat haar projectorganisatie en projectmanagement inadequaat is. De vierde tekortkoming ziet op de in het Implementatieplan gestelde termijnen. Alert heeft continue deadlines niet gehaald, waardoor het project substantieel is vertraagd.’

Het hof herhaalt dat Alert zich heeft verbonden tot levering, ontwikkeling en implementatie van door hen vervaardigde complexe software. De door het hof ingeschakelde deskundigen hebben geconcludeerd dat het ging om een implementatieproject inclusief gespecifieerde aanpassingen in de software. Daarbij geldt dat partijen niet gelijkwaardig waren. Alert is de deskundige. Ook het gegeven dat het ziekenhuis een adviesbureau had ingehuurd voor de begeleiding, maakt dit niet anders. Deze niet gelijkwaardige positie heeft grote gevolgen. Zo oordeelt het hof bijvoorbeeld dat het niet functioneren van de stuurgroep, met het ziekenhuis als voorzitter en secretaris, toch een verantwoordelijkheid is van Alert omdat zij een leidende rol heeft in het project.

‘in breach or default of any of its material obligations’?

Niet halen go- live datum

Het ziekenhuis stelt dat zij op die grond heeft kunnen ontbinden. Het hof had al in een eerder arrest [3] overwogen dat ‘de Go-Live datum van 31 maart 2012 een fatale termijn impliceert en dat de tussentijdse opleverdata niet geheel vrijblijvend zijn, omdat die zijn opgenomen met het oog op die fatale termijn. Het niet-halen van de tussentijdse opleverdata, althans de duur van de overschrijding, kan de ontbinding van de overeenkomst dus rechtvaardigen’. Het hof overweegt dat het niet halen van de Go-Live datum in redelijkheid als een schending van ‘material obligations’ mag worden opgevat. Immers, het ziekenhuis had naar voren gebracht dat zij er groot belang bij had dat de planning van Alert c.s. ‘hard’ was en dat vertragingen voor het ziekenhuis problematisch waren.

Alert heeft nog gesteld dat de inbreng van het ziekenhuis onvoldoende was waardoor vertraging is opgelopen. Het hof verwerpt dit en overweegt dat Alert bij het opstellen van het implementatieplan een te volgzame rol heeft gespeeld en ook haar leidende rol onvoldoende in de stuurgroep tot uitdrukking heeft laten komen.

Ook het hof is van oordeel dat er bij Alert sprake was van slecht projectmanagement. Dit kwam door het ‘vertrek van de Nederlandse projectleider van Alert Nederland, de talrijke wisselingen in het management van Alert c.s. (met name van Alert Nederland), de slechte communicatie tussen Alert Nederland en Alert Portugal en het voortdurend niet nakomen van afspraken door Alert c.s..

‘anticipatory breach’

Door het ziekenhuis is gesteld dat zij de overeenkomst kon ontbinden omdat vast stond dat Alert toch niet meer kon nakomen zonder tekortkoming. De wet kent de mogelijkheid van ‘anticipatory breach’. Artikel 6:80 BW bepaalt dat de gevolgen van niet-nakoming intreden wanneer duidelijk is dat nakoming zonder tekortschieten onmogelijk zal zijn of wanneer de schuldenaar aangeeft dat hij niet na zal komen.

Het hof overweegt dat het ziekenhuis zich terecht op het standpunt heeft gesteld dat zij de overeenkomst mocht ontbinden omdat vaststaat dat nakoming zonder tekortkoming onmogelijk zal zijn. Daarbij speelden een rol:

dat de fatale Go-Live datum niet meer haalbaar was.
de reeds opgelopen vertragingen en de hoeveelheid nog te verwachten werkzaamheden.
dat de voortgang van het project ernstig werd belemmerd doordat de projectorganisatie en projectmanagement van Alert c.s. inadequaat was.
dat Alert de fout had begaan in te stemmen met de demonstratie van de medicatiefunctionaliteit. Hierdoor ontstond er binnen het ziekenhuis de vrees dat het project geen succes zou worden. Deze is vrees is later gerechtvaardigd gebleken.

Mocht het ziekenhuis betaling van facturen opschorten?

Het ziekenhuis had betaling van verschillende facturen opgeschort omdat zij ontevreden was over de planning. Als reactie daarop had Alert personeel van het project gehaald. Het hof oordeelt dat het ziekenhuis gerechtvaardigd betaling had opgeschort. Immers het was aan Alert te wijten dat het project niet opschoot.

Moet Alert nu alle ontvangen bedragen terugbetalen aan het ziekenhuis?

Omdat het ziekenhuis de overeenkomst heeft ontbonden, vordert zij terugbetaling van alle bedragen die zij betaald heeft aan Alert. Dit volgt uit de wettelijke ongedaanmakingsverplichtingen na het ontbinden van een overeenkomst. Het ziekenhuis vordert terugbetaling van in totaal € 4.620.253,97. Dit bedrag is als volgt samengesteld: totaal voor verrichte diensten: € 1.126.738,84 en totaal voor licenties: € 3.493.515,13.

Moet Alert daarnaast een aanvullende schadevergoeding betalen?

Het ziekenhuis vordert, naast terugbetaling van debetaalde facturen, ook een aanvullende schadevergoeding. Indien er geen beperking van aansprakelijkheid zou zijn opgenomen, dan zou het ziekenhuis ook een aanvullende schadevergoeding kunnen vorderen. In de overeenkomst is echter een bepaling opgenomen die de aansprakelijkheid van Alert beperkt tot de betaalde bedragen en tot directe kosten. Daarom beperkt het ziekenhuis haar schadevergoeding tot € 4.620.253,97, zijnde het bedrag dat is betaald. De overeenkomst is in het Engels en dus, zo overweegt het hof, ‘mag acht worden geslagen op de perceptie van partijen van de daarin gebruikte Engelse termen’.

Bij de uitleg van de overeenkomst speelt een rol dat het concept is gemaakt door de leverancier (Alert), dat over bepaalde bepalingen niet expliciet is gesproken en dat beide partijen professionele partijen zijn.

Het hof oordeelt dat het ziekenhuis eenmaal een vergoeding kan vorderen uit welke hoofde dan ook bij beëindiging van de overeenkomst. Het ziekenhuis kan niet ‘tweemaal’ het bedrag van € 4.620.253,97 vorderen zoals zij doet. Daarbij spelen een rol de volgende passages uit de overeenkomst:

Alert is op zijn hoogst aansprakelijk tot ‘an amount equal to the sum of the fees paid by the customer to Alert under this agreement’
The limitation of liability as provided herein reflects the allocation of risk and the material inducement for Alert to enter this agreement;
De beperking van de aansprakelijkheid geldt ‘for claims under and in connection with this agreement, whether for liability in contact, tort or otherwise’.

Mag Alert een beroep doen op deze contractuele beperking van aansprakelijkheid?

Het ziekenhuis had nog gesteld dat het in strijd is met de redelijkheid en billijkheid dat Alert een beroep kan doen op dit exoneratiebeding (beperking van aansprakelijkheid). Het hof is het daar niet mee eens. Dit zou alleen anders zijn wanneer er aan de zijde van Alert sprake zou zijn van opzet of bewuste roekeloosheid.

Wat betekent dit voor de praktijk

1. Voor een leverancier van software

Als leverancier bent u de deskundige en moet u leidinggeven aan het project. Een slecht projectmanagement zal aan u worden verweten.
Het loont om in een overeenkomst de aansprakelijkheid te beperken. Wanneer dit expliciet in de overeenkomst is opgenomen (niet alleen wegstoppen in algemene voorwaarden) en wanneer dit wordt besproken in de contractonderhandelingen, dan is een afnemer hieraan gebonden.
Ook bij complexe software kan het niet halen van opleverdata / testdata juridische gevolgen hebben. Wanneer het project vertraging oploopt, en de afnemer kan daar een verwijt van worden gemaakt, leg dit dan vast en leg ook vast dat in onderling overleg de planning wordt aangepast.

2. Voor een afnemer van software

Voorkom dat u verantwoordelijkheid voor het projectmanagement naar u toe haalt. Laat deze liggen bij de leverancier.
Het onderhandelen over contractsbepalingen heeft ook een nadeel. Wanneer bepalingen expliciet zijn besproken, dan bent u daar meer aan gebonden dan wanneer het ‘standaard’ bepalingen zijn in het modelcontract van de leverancier.
Wanneer u bij een wanprestatie van de leverancier ook een aanvullende schadevergoeding wilt kunnen vorderen, dan moet u dat expliciet in de overeenkomst vastleggen. Zeker met buitenlandse contractspartijen.
Wanneer de leverancier opleverdata/testdata niet haalt, en dit heeft grote gevolgen voor u, leg dit goed vast.
Wanneer een datum een ‘fatale’ (uiterste) datum moet zijn, dan moet u dat uitdrukkelijk zo benoemen. Zie ook een eerder blog hierover.

Voor beiden geldt dat het verstandig is om aandacht te besteden aan de inhoud van de overeenkomst en de verslaglegging van het proces.

Wij hebben ~~ervaring~~ met software geschillen. Onderdeel van onze ervaring is het ~~procederen in software geschillen~~. Zowel bij de burgerlijke rechter als in arbitrage bij het SGOA. Dit betekent dat wij weten waar, in welke fase van een project, ~~juridisch~~ gezien, op moet worden gelet c.q. wat moet worden vastgelegd.

[1] Hoge Raad, 28 september 2018, ECLI:NL:HR:2018:1810

[2] Gerechtshof ’s-Hertogenbosch, 17 december 2019, ECLI:NL:GHSHE:2019:4535 (Tweesteden ziekenhuis/Alert)

[3] Gerechtshof ’s-Hertogenbosch, 3 november 2015, ECLI:NL:GHSHE:2015:4428

Jos van der Wijst